资深项目经理15年心得：管理需求变更5大技巧
资深项目经理15年心得：管理需求变更5大技巧
需求变更管理是项目管理中至关重要的一环。有效的变更管理不仅能确保项目目标的实现，还能降低项目延期和超支的风险。本文总结了资深项目经理15年的工作经验，提出了5大需求变更管理技巧，帮助项目经理更好地应对需求变更带来的挑战。
1. 分级管理客户需求
任何新的需求增加或变更，不仅影响项目的正常开发进度，还会影响客户的投入收益，因此我们需为客户着想，将项目需求进行分级管理，以重点满足客户需求和控制管理需求变更。
一般将项目需求分为五个级别：
（1）一级需求或变更，是关键性需求，此类级别的需求必须满足，如果不满足整个项目无法正常交付使用。所以定为“Urgent”。
（2）二级需求或变更，是后续关键性需求，此类级别需求不影响前面工作内容交付，但会影响新内容无法提交或继续，一般新模块关键性的基础组件，属于这个级别。所以是“Necessary”。
（3）三级需求，是后续重要需求，如果不满足此类需求，会导致这个项目工作价值下降，其也是开发人员自己的技术价值证明。一般性的重大的有价值的全新模块开发，属于这个级别。所以定为“Needed”。
（4）四级需求，是改良需求，如果不满足此类需求，并不会影响已有功能的使用，但如果实现了会更好。界面和使用方式的需求，一般在这个档次。定级为“Better”。
（5）五级需求，是可选性需求，此类需求多是一种设想和可能，通常是客户的一种个人喜好而已，定级为“Maybe”。
我们需要根据需求级别进行控制需求，前三级需求应该实施执行，需在时间上进行优先级排列。而四级需求，如果时间资源允许，可以实施。而五级需求做与不做是“May”。
2. 控制需求入口
管理需求变更的一个重要技巧，是控制需求入口。即需求的接受渠道和管理平台，其决定了项目的边界范围。
因此需要建立明确、规范的需求提交和审批流程，对收到的需求变更进行规范的流程筛选和评估，以确保所有需求变更请求都有统一的途径进入项目管理系统。
我们需要清楚：要做什么，该做什么，以及能做什么。项目经理应该有足够的心理准备，来面对来自多方面的压力。越是大项目，越是牵涉利益相关方众多的项目，风险和协调难度都会被指数级的放大。
如果一个项目失去统一的需求入口，失去对需求入口的控制，这可能导致项目开始走向失控。
3. 小的需求变更需走正规流程 否则积少成多
即使是小的需求变更，如果不加以控制，很可能会积少成多，最终导致项目范围大幅扩大。而范围的蔓延，往往影响项目开发进度，造成项目延期和超支。
因此每一个需求变更，都需要经过正规的需求管理流程。在实践中，人们往往不愿意为小的需求变更去执行正规的需求管理过程， 认为降低了开发效率，浪费了时间。但正是由于这种观念才使需求逐渐变得不可控，最终导致项目的失败。
4. 坚持评审后再执行
作为项目经理，在收到需求变更之后，需要根据提出方业务进行分析，再邀请需求方、技术、设计和测试多个环节进行分析，确定是否进行变更并进行优先级排序。当然，我们可以根据需求的范围大小决定评审的范围，甚至可以决定需要告知的对象，这个没有标准，灵活把握就行。
我们需要注意，需求变更一定要先申请然后再评估，最后经过与变更大小相当级别的评审确认。整个团队需要理解并遵守这个基本规则，那就是未经评审的需求，只可以讨论，不可以执行。
另外，由技术本身驱动的变更是个例外，如有更好的实现方案可以带来性能的提升，这就需要根据项目状况并结合技术本身的能力去判断。
5. 需要持续跟踪和完整需求变更记录
针对需求变更，我们的第一个动作是备忘，项目中的任何需求变更都必须记录在案，不管是否执行。第二步才是决定是否要执行变更。
我们需要对需求变更进行持续跟踪和保持完整的变更记录。这将有助于了解项目整体情况，包括执行的需求、被拒绝的需求。项目经理需要建立起一个“需求池”来统一管理来自业务端、技术端的需求，并根据项目中出现的时间、资源等因素进行合理的调配。