公文写作时如何使用称谓语

公文写作时如何使用称谓语

公文写作中的称谓语使用规范是公文写作的基础之一。正确使用称谓语不仅能够体现公文的严谨性，还能确保信息传达的准确性和礼貌性。本文将详细介绍上行文、平行文和下行文中称谓语的具体使用方法，并简要介绍公文的基本格式。

公文主要分为三种类型：上行文、平行文和下行文。相应的称谓语也分为第一人称、第二人称和第三人称，即俗称的“我”、“你”、“他”。如何在不同类型的公文中恰当使用这些称谓语呢？

一般来说，在发文时使用第一人称表述，可以使文章显得真实、亲切且富有感染力；使用第三人称表述，则显得客观、冷静。使用本机关名称作为自称，形成第三人称表述，更符合下行文的庄重严肃、严谨缜密或威严果断的语体规范。

下行文的称谓用语

• 发文方：一般使用发文机关名称（即第三人称，如“乡政府”），避免使用带第一人称代词的称谓（如“我(们)”、“我(本)省”等），以保持庄严肃穆的语气。
• 收文方：通常使用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等称谓，避免使用具体机关名称，这样能营造出一种叮咛嘱咐、严而可亲的感觉。

上行文的称谓用语

• 发文方：一般使用带第一人称代词的称谓（如“我(们)”、“我(本)省”等），不使用发文机关名称，这样能体现出真实、恳切的感觉。
• 收文方：使用“上级”、“领导”或受文机关名称，避免使用“你(们)”、“你部”等称谓，以示尊重和避讳。如果使用“你(们)”等称谓，则可能给人一种吩咐、指点或督促的感觉。

平行文的称谓用语

• 发文方：一般使用“我(们)”、“我省”、“我部”、“我局”等称谓。
• 收文方：使用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等称谓，这样显得亲切平易，不摆官架子。

平行文的语体规范要求亲切平易，相互尊重。在交流时应保持商洽的语气，既不能因有求于人而低声下气，也不能因人有求于己而盛气凌人。

公文概述

公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。

常用公文格式

公文一般由以下部分组成：

1. 份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
2. 密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
3. 紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
4. 发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
5. 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
6. 签发人：上行文应当标注签发人姓名。
7. 标题：由发文机关名称、事由和文种组成。
8. 主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
9. 正文：公文的主体，用来表述公文的内容。
10. 附件说明：公文附件的顺序号和名称。
11. 发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。
12. 成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
13. 印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
14. 附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。
15. 附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。
16. 抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
17. 印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。
18. 页码：公文页数顺序号。