档案知识分享 |如何做好档案载体和档案信息的安全工作
档案知识分享 |如何做好档案载体和档案信息的安全工作
档案的价值在于其承载的历史信息，而档案安全是档案工作的重要组成部分。本文将从档案载体安全和档案信息安全两个方面，详细介绍如何做好档案安全工作。
档案的价值就在于附着于载体之上的档案信息，档案信息和档案载体真实得记录着历史过程。档案信息安全主要包括两方面，一方面是档案载体安全，确保档案载体不因物理环境、时间等因素而发生变化，另一方面就是档案信息内容的安全，确保在档案利用、信息化管理、数字化过程中不泄露。
《中华人民共和国档案法》第五章 档案信息化建设
第三十五条 各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。
《机关档案管理规定》（国家档案局发布第13号令）第四节 保管与保护
第三十七条 机关应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。
机关应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。
第四十条 机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。
第四十一条 档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，做出修复说明。
《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）
总则， 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
组织与管理，机构及人员，为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。基础设施，加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。工作方案，纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。管理制度， 应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。
工作流程控制，应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。 档案数字化外包，纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质，在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
档案载体的安全
合理设置档案库房，根据不同材质的档案分类管理，有针对性的做到恒温恒湿，减少外界环境因素对档案的侵蚀。
定期对档案库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，采取抢救措施，使用安全、科学的档案保护技术进行修复和复制。
入库前做好除尘、杀菌工作，减少纸张的磨损、腐蚀。
开展档案数字化工作，有计划有步骤的对档案进行全文数字化，减少档案原件的使用。
档案信息内容的安全
制定规章制度，严格按照审批流程调阅利用档案。
严格管理参与数字化工作的外包服务企业和人员，审查公司和人员身份，签署保密协议，加强教育引导，强化保密思想意识。
档案数字化过程中，加强对使用设备的管理，硬件设施如封闭安全机箱，软件设施如杀毒软件、终端安全管理系统，封闭USB等外接端口，确保信息内容不外泄。
局域网、政务网、互联网做到三网分开，物理隔离，定期检查。
妥善保管个人系统账户，使用强口令密码，不对外泄露账号密码。
严格管理调阅利用过程，非经许可不准许拍照、录像、复印、摘抄等操作。
信息安全工作，三分靠制度约束，七分靠落实执行，枯燥的流程化工作会让人产生厌倦疲惫情绪，进而出现安全隐患。这就需要管理者有着高度的责任感、使命感，能够及时发现问题，做好引路人，将安全隐患消灭于萌芽状态。