企业所得税费用扣除问答系列——差旅费梳理

企业所得税费用扣除问答系列——差旅费梳理

企业所得税费用扣除中关于差旅费的相关内容一直是企业财务人员关注的重点。本文详细介绍了差旅费的主要项目、区分原则及特点，并通过问答方式介绍了差旅费相关业务，包括哪些支出可以计入差旅费、非员工发生的差旅费如何税前扣除等共20个问答。

《企业所得税费用扣除问答系列——差旅费》，介绍差旅费的主要项目、区分原则及特点，并以问答方式介绍差旅费相关业务，包括哪些支出可以计入差旅费、非员工发生的差旅费如何税前扣除等共20个问答。

为帮助大家理解差旅费业务，准确核算，本问答系列通过三篇文章，介绍差旅费业务的判断原则，并通过问答方式，对差旅费报账进行梳理，供大家在处理涉及差旅费业务时参考。

本篇《差旅费梳理》为差旅费税前扣除问答系列开篇，通过梳理差旅费的特点、管控方式等，介绍与差旅费税前扣除处理有关的原理。对差旅费税前扣除业务感兴趣的朋友，请关注本系列的其他文章。

企业的生产经营，应该有固定场所（注册地或实际经营地）；在开展生产经营活动时，经常要外出。理论上，企业职工离开生产经营固定场所发生的交通费（公共交通或打车或包车等）、酒店住宿费、餐饮费、出差途中的意外保险费等，都属于企业发生的差旅费支出。实际上，企业的生产经营较为复杂，并不能将各项支出按属性区分清楚，比如接送客户的打车支出、出差期间宴请客户支出等；有时个人支出与因公支出也出现交叉，很难区分，比如个人出差期间走亲访友的打车支出、与朋友的聚餐支出、临时的观光旅游支出等。

为加强成本管控，企业往往制定《差旅费报销管理办法》，明确哪些支出属于差旅费支出；对于不好管理的餐饮支出、市区的公交、打车支出等小额频繁支出，财务人员无法审核其真实性，而以餐饮津贴、出差补贴等方式限额报账，对于酒店住宿费，一般会根据职工的级别、出差城市规定相应档次，超出的自己承担，节约的按比例奖励给职工。对于其他支出，比如出差期间给客户送礼、宴请客户支出，一般按业务招待费报账；参加会议期间的住宿、餐饮，往往包含在支付的会议费里，按会议费报账；外派参加培训学习的支出，一般在职工教育经费核算；企业统一组织的旅游、休养疗养活动支出，一般在职工福利费核算，或在工会经费列支；个人出差期间的观光旅游支出，如景点门票支出、个人购买物品支出，属于个人支出，不予报账。

企业会计核算，会对费用进行分类管理，同时对费用的性质进行认定。税法在企业会计核算认定的基础上，进行再认定；并对不同费用类型，规定不同的扣除政策，允许扣除、限额扣除、限额加结转扣除、不得扣除；对于政策需要鼓励的项目，如研发费用、残疾人工资，满足条件的允许加计扣除；扣除的前置条件，为企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出。《企业所得税法实施条例》进一步规定，有关的支出，是指与取得收入直接相关的支出；合理的支出，是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。

企业所得税法允许扣除的支出，还设有条件，就是应该在发生支出的同时，取得合法凭证，以证明支出与取得收入有关且合理。对于取得的合法凭证，应遵循真实性、合法性、关联性原则。

回到差旅费，其区分其他费用项目，有其特性：
1、是生产经营中发生的支出
2、是由职工（含劳务派遣员工）发生的支出
3、是与职工个人紧密联系的出差期间发生的支出
4、除了发票外，还有相应内部管理凭证，如出差申请单等；部分费用没有发票，如出差期间在小摊吃早餐。
5、差旅费合法凭证只是真实性的形式要件，合理性与相关性同样重要。
6、差旅费应该是不能直接归集在其他具体费用项目的与个人紧密相关的支出；如外派参加培训学习发生的支出应列支职工教育经费，外派疗养与旅游支出应列支职工福利费。

从差旅费特性判断，企业在生产经营中支出的非职工的交通费、住宿费、餐饮费等，一般不能按差旅费税前扣除，应列支相应的费用项目。比如聘请律师、会计师去外地做项目发生的支出，正常情况下应列支咨询费或审计费；如果咨询合同约定外埠差旅费由企业承担，且由企业陪同人员统一支付，由于区分差旅费与咨询费在企业所得税扣除方面没有差别，发生的交通费与住宿费可以统一按差旅费列支，发生的餐费，一般按业务招待费列支；非职工发生的交通费，除劳务派遣人员的交通费可以计算抵扣增值税进项税额外，不能按购进国内旅客运输服务计算抵扣进项税额。

不同企业，企业文化不同，管理思维不同，对差旅费的管理方法会有差异；部分企业推行节约原则，部分企业推行彰显企业形象原则；因此，差旅费会计核算没有统一标准，企业所得税也只有原则性规定。

企业对费用支出分类时，可以借鉴《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行[2013]531号）的相关规定：
1、差旅费，指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
2、差旅费主要项目内容
（1）城市间交通费，指工作人员因公到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。
（2）住宿费，指工作人员因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所）发生的房租费用。
（3）伙食补助费，指对工作人员在因公出差期间给予的伙食补助费用。
（4）市内交通费，指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用。

企业财务人员在审核差旅费时，可以关注以下方面：
1、原始凭证的真实性、合法性、相关性、准确性和完整性。
2、主要关注以下信息：
（1）是否有经过授权批准的出差申请表。
（2）报销项目是否真实（日期、内容是否合理、单据是否经涂改等）
（3）报销申请单是否经过相关人员审批（审批人员签字是否完整、是否真实等）。
（4）报销项目是否合法（如政府公职人员旅游费等）。
（5）报销项目是否合规（如个人出差中旅游费等）。
（6）报销单据是否合规合理（发票上单位名称是否正确、报销单大小写格式是否正确、金额是否一致、是否出差必须发生的费用）。
（7）报销金额是否超标。
（8）附件金额是否与报销金额一致。
（9）报销附件是否充分完整（如酒店发票的后面，需要附上明细清单）。
（10）报销人员是否借用了出差备用金（账面查看备用金余额）。
（11）留心本年累计发生的差旅费及本月的预算。如果突破预算，则要提醒部门负责人加强出差管控。对于经常出差的部门(如销售部门)还要追踪到每个人的累计实际发生额及累计预算金额，以便企业所投入的费用能与销售员产出的订单、新增的客户以及销售额相比较。