数电发票三种文件格式详解：PDF、OFD与XML有何区别？

数电发票三种文件格式详解：PDF、OFD与XML有何区别？

数电发票自2021年12月正式进入应用阶段以来，已在社会生产生活的各个领域广泛普及。其在文件格式上提供了三种选择：PDF格式、OFD格式和XML格式。这些格式之间存在哪些差异？纳税人应如何选择？本文将为您详细解答。

2021年冬天，国家税务总局电子发票服务平台一期项目正式启动，首张“全面数字化电子发票”（以下简称“数电发票”）成功开具。从税控纸质发票，到电子发票，再到数电发票，在税务发票数字化发展进程“三级跳”中的最后一跳，无疑是最具力度和跨度的变革。

根据税务机关的相关描述，“数电票破除特定版式要求，增加了XML的数据电文格式便利交付，同时保留PDF、OFD等格式，降低发票使用成本，提升纳税人用票的便利度和获得感。”通过上述描述我们可以清晰地发现，尽管数电发票在文件格式上提供了三种选择，但税局机关在总体导向上强调的是利用数据化呈代替票据化呈现。

从“以数治税”的视角来看，票据对于税收管理的重要性在当下确有显著降低。然而从单位纳税人工作的实务视角出发，电子发票在中短期内依然承担着重要的交易凭据和会计凭证的作用，因此在形式上，确有需要形成相应格式独立电子文件的必要性。PDF、OFD、XML的结合，是综合了不同需求后，对现实情况的具体反映。

按照《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）和《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）以及财政部“电子凭证会计数据标准”的相关要求，数电票用于报销入账归档的，可以仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再以纸质形式保存。需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。上述要求明确了数电发票XML格式文件的原生性，强调了数电发票XML格式文件的重要性。

简而言之，无论在何种情况下，以数电发票作为账务处理依据的，其XML格式文件都是不可或缺的。其核心原因在于电子会计凭证的数字签名，电子签名的存在为凭证的真实性提供了技术支撑，赋予了法律效力，不可抵赖，确保其能够作为有效的报销、入账和归档的依据。相比之下，由于数电发票的PDF和OFD格式文件定位为预览，因此它们不包含数字签名，如果直接作为报销、入账和归档的依据，在合规性方面存在缺陷。此外，由于缺少签名保护，这些文件在技术上难以有效防止被篡改，容易引发财务风险。

当前，尽管数电发票XML格式文件已包含数字签名，但其验签方法尚未公开，期望在电子发票服务平台后期的建设中得到解决，确保数电发票电子凭证在流转过程中真实性保障的完整闭环。

XML格式的电子发票，是伴随金税四期和全面数字化的电子发票改革的新生事物，XML格式文件具备很多优异特性，对于机读友好，但其固有的文件结构限制了视觉阅读方面的表现。而发票，在业务、财务流转环节中的凭据意义依然重要，因此提供优质的可视化体验尤为关键。另外，从电子会计档案管理的视角来看，XML文件格式对于档案管理的可用性原则提出了挑战，XML格式数电票的视读呈现，给电子档案管理系统，尤其是电子会计档案管理系统提出了新的现实要求。

目前的这种文件组合是否为最优方案？站在不同角度会有不同解读。后面或另开一篇，结合业财税一体化、电子会计凭证交易数据流转与电子会计档案的相关内容，探讨数电发票电子凭证的封装思考。

以上在对于“数电发票”的描述中，均不包括全面数字化的电子发票中的“电子发票（铁路电子客票）”和“电子发票（航空运输电子客票行程单）”。