公司保存考勤记录需要遵循哪些规定？

公司保存考勤记录需要遵循哪些规定？

公司考勤记录保存：别让小卡片，变成大麻烦！

考勤记录，看似一张简单的打卡单，背后却牵扯着公司运营的合规性与员工权益。本文将深入探讨公司保存考勤记录需遵循的各项规定，包括保存期限、形式、法律依据、隐私保护、不同考勤方式的要求以及争议处理流程。

一、考勤记录的保存期限：时间是把杀猪刀，也是法律的尺子

从实践来看，考勤记录的保存期限并非随意设定，而是有着明确的法律规定。根据《劳动保障监察条例》等相关法律法规，一般情况下，企业的考勤记录至少需要保存两年。

• 两年期限的依据：劳动争议仲裁的时效通常为一年，但考虑到一些特殊情况，以及劳动监察部门的检查，两年是相对稳妥的期限。
• 建议：为了应对潜在的劳动纠纷或审计，企业最好将考勤记录保存三年以上，甚至更久，特别是对于核心员工或涉及重大劳动争议的记录。
• 案例分享：曾有一家企业因未妥善保存考勤记录，在员工离职后引发劳动仲裁时，举证困难，最终败诉，损失惨重。

二、考勤记录的保存形式：电子化是趋势，纸质版别丢

考勤记录的保存形式，主要分为电子和纸质两种。

• 电子考勤记录：随着数字化转型的推进，越来越多的企业选择使用电子考勤系统，如指纹打卡、人脸识别、手机APP打卡等。电子考勤记录具有方便查询、不易丢失、节约空间等优点。
• 要求：电子考勤系统必须具备数据备份和恢复功能，确保数据安全。
• 提示：建议企业定期备份电子考勤数据，并建立完善的数据管理制度。
• 纸质考勤记录：传统的纸质考勤卡、考勤表等，仍然在部分企业中存在。
• 要求：纸质考勤记录必须妥善保管，防止损毁、丢失。
• 提示：建议企业将纸质考勤记录扫描存档，方便查询和管理。

三、考勤记录的法律依据：劳动法是基石，地方性法规是补充

考勤记录的保存，必须严格遵守国家和地方的法律法规。

• 《中华人民共和国劳动法》：虽然劳动法中没有明确规定考勤记录的保存，但其关于工时制度、加班费等规定，都与考勤记录密切相关。
• 《劳动合同法》：劳动合同的订立、履行、变更、解除等，都需要考勤记录作为证据。
• 《劳动保障监察条例》：该条例明确了企业需要保存劳动保障监察所需的资料，包括考勤记录。
• 地方性法规：各地可能存在不同的地方性法规，企业需要结合自身所在地的情况，遵守当地的规定。
• 建议：企业HR需要及时了解和学习最新的法律法规，确保考勤管理合规。

四、考勤记录的隐私保护：员工的“小秘密”，要用心守护

考勤记录涉及到员工的个人信息，如出勤时间、加班情况等，必须严格保护员工的隐私。

• 《个人信息保护法》：企业的考勤管理必须符合个人信息保护法的规定，不得非法收集、使用、泄露员工的个人信息。
• 权限管理：只有经过授权的人员才能查看考勤记录，避免信息泄露。
• 数据加密：电子考勤系统应采用加密技术，保护数据安全。
• 透明告知：企业应告知员工考勤记录的用途和保存方式，并征得员工的同意。

五、不同考勤方式的记录要求：条条大路通罗马，记录方式有不同

企业常见的考勤方式包括打卡、审批、外勤等，每种方式都有不同的记录要求。

• 打卡：
• 要求：打卡时间必须准确，不得随意更改或伪造。
• 提示：对于指纹打卡、人脸识别等方式，应确保设备的正常运行和数据的准确性。
• 审批：
• 要求：请假、加班、出差等审批记录必须完整，包括申请时间、审批人、审批结果等。
• 提示：建议使用电子审批系统，方便管理和查询。
• 外勤：
• 要求：外勤人员的考勤记录可以采用定位打卡、工作日志等方式，确保记录的真实性。
• 提示：建议使用移动办公APP，方便外勤人员的考勤管理。

六、考勤记录出现争议时的处理流程：和气生财，依法解决

当员工对考勤记录提出异议时，企业应及时处理，避免矛盾升级。

• 核实：收到异议后，HR部门应及时核实考勤记录，查明原因。
• 沟通：与员工进行沟通，了解具体情况，并耐心解释。
• 协商：如果考勤记录确实存在错误，应及时更正，并与员工协商解决。
• 仲裁/诉讼：如果协商不成，员工可以选择劳动仲裁或诉讼，企业应积极配合，并提供相关证据。
• 建议：企业应建立完善的考勤争议处理机制，确保公平公正。

综上所述，公司保存考勤记录并非小事，需要企业从法律法规、技术手段、隐私保护等多个方面进行综合考虑。选择一套好的人事系统至关重要，它能够帮助企业实现考勤管理的数字化、智能化，从而提高管理效率，降低管理成本，同时也能有效规避潜在的法律风险。作为HR，我们不仅要做好考勤管理，更要用心守护员工的权益，让考勤记录不仅仅是冷冰冰的数据，更是企业与员工之间信任的桥梁。