创建数据可视化工具图表

创建数据可视化工具图表

想通过Excel工作簿自动创建详细精美的Visio流程图吗？可使用数据可视化工具模板实现这一点。每个模板均关联有Excel工作簿，用于将处理数据转换为Visio中的流程图。

Visio还支持Visio图表和Excel工作簿间的双向同步。不仅可以通过编辑Excel中的数据并刷新Visio中的图表来创建流程图，还可以对Visio图表进行更改，然后更新图表中的Excel数据。

只有Visio计划2才能使用数据可视化工具模板。如果不确定所使用的Visio版本，请选择“文件”>“帐户”>“关于Visio”。若要详细了解Visio的订阅版本，请参阅Visio计划2。

如果没有看到数据可视化工具模板或对入门教程有其他疑问，请访问数据可视化工具常见问题解答页面。

注意：若要使用此功能，必须具有Microsoft 365订阅。如果你是Microsoft 365订阅者，请确保拥有最新版本的Office。如果你是管理Microsoft 365更新过程的IT专业人员，请查看频道发布页面，了解每个频道提供哪些更新。

创建数据可视化工具图表

开始之前

整理你的想法，在纸上或通过墨迹书写以草稿形式将想法整理出来。此草稿可以帮助你迅速开始工作，并能够使以下步骤更顺利地进行。

若要创建数据可视化工具图表，可以在Excel和Visio中同时操作。在Windows设备上或多显示器环境中使用两个窗口进行操作可能会更方便。直观地对Excel和Visio之间的工作进行比较有助于确保事情在你的掌握之中。

推荐观看此Microsoft Office视频，了解其运行情况：数据可视化工具：演示。

步骤 1：选择数据可视化工具模板

1. 打开Visio，或者如果正在编辑图表，选择“文件”>“新建”。
2. 选择“模板”。
3. 选择“流程图”。
   
4. 选择“基本流程图 - 数据可视化工具”、“跨职能流程图 - 数据可视化工具”或“审核图 - 数据可视化工具”。
   
   数据可视化工具模板在左上角有一个Excel图标。

有关流程图及其形状的详细信息，请参阅创建基本流程图和创建跨职能流程图。

步骤 2：创建Excel工作簿

1. 在模板预览中，选择“Excel数据模板”。
   注意 如果要使用本文中使用的相同示例Excel模板进行参考，可以从以下链接下载它们：

• 基本流程图
• 跨职能流程图

2. 选择“文件”>“保存”，指定计算机、网络服务器或SharePoint文档库，输入文件名，然后选择“保存”。
3. 若要添加新的工作表，请在工作簿底部选择“新键工作表”。
4. 创建Excel表格。有关使用Excel表格的详细信息，请参阅Excel表格概述、创建或删除Excel表格和通过添加或删除行和列重设表格大小。
5. 在用于创建Visio图表的表格中添加列和行。对Excel表格列标题和值有特殊要求。请参阅Excel列如何与Visio流程图组件交互部分了解详细信息。

步骤 3：在Excel表格中添加其他形状数据（可选）

1. 检查Excel模板中的“流程图”选项卡。Excel表格中的列为蓝色和绿色。这两种颜色直观地显示了列之间的差异。蓝色列用于在Visio图表中创建流程图。所有列都会作为形状数据进行添加。
2. 若要添加其他的形状数据，请在Excel表中添加一个或多个列。绿色列指示了可以添加到每个形状的其他形状数据。可以添加任意数量的其他列。默认情况下，此数据在图表中不可见，除非你添加了数据图形。 若要查看Visio图表中的形状数据，请选择“数据”>“形状数据窗口”。有关形状数据和数据图形的详细信息，请参阅将数据添加到形状和数据图形概述。

步骤 4：使用向导创建Visio图表

1. 切换回Visio，在模板预览中选择度量单位，然后选择“创建”。
2. 在“通过数据创建图表”向导的第一页中，执行以下操作：

• 在“要从数据创建什么关系图”下，选择一个模板：“基本流程图”、“跨职能流程图（水平）”或“跨职能流程图（垂直）”。
• 在“选择Excel工作簿”下，从最近使用的工作簿列表中选择一个工作簿，或者通过选择“浏览”来找到在步骤2中创建的工作簿。
• 在“从工作簿中选择表格或自定义范围”下，选择包含Excel流程数据的表格。

3. 选择“完成”。此操作接受了Visio在向导其他页中填写的所有默认值。

结果是在容器内自动创建一个图表。可能会添加其他Visio页，具体取决于流程图大小。

步骤 5：保存Visio图表

• 选择“文件”>“保存”，查找位置，输入文件名，然后选择“保存”。

建议将Excel和Visio文件放在同一位置，因为这二者密切相关。

步骤 6：同步数据和图表

使用数据可视化工作创建图表后，可能想对其进行更改。Visio支持源数据和图表间的双向同步。

提示 使用完文件后，使这两个文件保持同步和最新。更改Excel数据时，刷新图表；更改图表内容时，请更新Excel数据。

修改Excel中的数据，然后刷新图表

1. 对Excel表格中的源数据进行更改。可以添加、更新或删除行。
2. 保存Excel工作簿。
3. 在Visio中，单击图表容器，以启用功能区中的“数据工具设计”选项卡，然后选择“刷新图表”。

此后，在Excel工作表中进行的更改会显示在Visio图表中。请注意以下几点：

• 如果对图表进行的任何更改在刷新后可能会丢失，则Visio会显示“刷新图表冲突”对话框。
• 刷新只会更改容器内的形状和连接。
• 对容器内的形状或连接线所做的任何格式更改将被保留。
• 保留容器内的所有图表形状和连接线。在页面上但是在容器外的所有其他对象不受影响。有关容器的详细信息，请参阅使用容器和列表阐明图表结构。

修改图表中的内容，然后更新Excel中的数据

1. 对Visio图表进行更改。可以添加、更新或删除形状和连接线。
2. 如果Excel工作簿位于台式计算机或网络文件服务器中，请务必将其保存和关闭。
3. 单击图表容器以启用功能区中的“数据工具设计”选项卡，然后选择“更新源数据”。

此后，在在Visio图表中进行的更改会显示Excel工作簿中。如果数据在Excel中可能丢失，Visio将显示“更新源数据冲突”对话框。为避免问题，请采用以下最佳做法：

• 保存Excel数据的备份，再覆盖更改。
• 在Excel工作簿中，使用Excel表格作为数据源，而不是自定义区域。在“更新源数据”对话框中选择“覆盖”后，Visio会将自定义区域转换为Excel表格。
• 请勿在Excel数据源中使用公式。在“更新源数据”对话框中选择“覆盖”后，Visio会将公式转换为公式结果。
• 使用以下选项在“通过数据创建图表”向导中创建了图表，数据列映射到函数和阶段：“映射”>“更多选项”>“创建时保留数据中列值的顺序”>“选择函数或泳道”或“选择阶段或时间线”。在本例中，Visio需要数据中有额外的一列来表示形状间的连接。在“更新源数据”对话框中选择“覆盖”后，随即添加该额外列。
• 使用基于Excel中数据值顺序的泳道和阶段，创建了跨职能流程图。使用以下选项在“从数据创建图表”向导中创建了图表，数据列连接到过程步骤和活动：“映射”>“指定连接流程步骤/活动的方式”>“按顺序连接”。在本例中，Visio需要数据中有额外的一列来表示形状间的连接。如果更改图表中泳道或阶段的顺序，则数据源中的顺序也会发生改变。在“更新源数据”对话框中选择“覆盖”后，图表中的泳道和阶段不再遵循Excel工作簿中数据的顺序。

步骤 7：自定义Excel表格和Visio图表之间的交互（可选）

有时你可能想自定义数据可视化工具图表的创建。例如，你可能想使用其他形状来满足组织的标准，或者映射到Excel表格中其他列名称。

1. 选择“创建”，进入“通过数据创建图表”向导，并在第一页上输入值（请参阅步骤4）之后，选择“下一步”或“返回”，显示向导的任何一个页面。
2. 选择“帮助(?)”，深入了解如何自定义页面上的每个选项。有关详细信息，请参阅使用“通过数据创建图表”向导。

Excel列与Visio流程图组件如何交互

使用下图演练了解如何使用每个Excel列来创建Visio流程图。

请注意，下面使用一系列“选项卡”（“ID”、“说明”、“下一个ID”等）来说明Excel表的各个列。单击选项卡名称可查看该列的插图。

• ID
• 描述
• 下一步ID
• 连接线标签
• 形状类型
• 职能/阶段

流程步骤ID

此数字标识流程图中的每个形状。此列为必填字段。Excel表格中的每个值都必需是唯一的，并且不能为空。此值不会显示在流程图中。

进程步骤说明

添加到流程图中每个形状的文本。

下一步ID

序列中下一个形状的进程步骤ID。分支形状有两个后续步骤，由逗号分隔的数字（如4,5）表示。可以有两个以上的后续步骤。

连接器标签

对于分支形状，连接符标签以逗号分隔的文本表示，例如是，否。在示例中，“是”对应于4，“否”对应于5。

形状类型

要在Visio关系图中表示的形状类型，例如“进程”或“决策”。Microsoft建议使用下拉列表来帮助验证你的选择。

职能和阶段

职能（或泳道）每个形状所属的阶段（或时间线）。此列仅适用于跨职能流程图，基本流程图将忽略。

使用其他模具创建数据可视化工具图表

除了使用数据可视化工具模板外，还可以在创建数据可视化工具关系图时使用其他模板中的模具。例如，为财务交易或库存管理创建流程图。还有其他面向流程的模具，包括BPMN基本模板和工作流对象模板。甚至可以使用“我的形状”模具添加自定义形状。有关详细信息，请参阅创建、保存和共享自定义模具。

1. 打开已创建的数据可视化工具图表（基本流程图或跨职能流程图）。
2. 选择“创建”，进入“通过数据创建图表”向导，并在第一页上输入值，然后选择“下一步”，直到向导中显示出“形状映射”页面。
3. 使用“更多形状”选项添加一个或多个模具。
4. 选择任意形状，并通过拖动将其映射到“形状类型”列的数据值。

创建子进程关系图并链接到子进程关系图

目前，数据可视化工具功能不支持从单个Excel表创建子进程。但是，可以在一个Visio文件中使用不同的表创建多个关系图，然后链接形状作为替代解决方案。

1. 在Visio桌面应用中，选择数据可视化工具模板，然后选择Excel数据模板链接以打开Excel。然后选择“创建”以打开Visio数据可视化工具模板。
2. 使用Excel数据模板为进程和子进程创建表。将每个子进程的表放在不同的工作表中，然后保存Excel文件。
   例如，工作表1：主进程、工作表2：SubProcess1、工作表3：SubProcess2。
3. 切换回Visio桌面应用，并使用向导将主进程表导入到Visio画布的第1页。
4. 在画布下方，选择+图标以创建第2页。在“数据”选项卡中，选择“创建”以再次启动导入向导。选择从Excel工作簿的下一个工作表导入数据，并完成向导中的步骤。
5. 继续在Visio中创建新页面，并将向导用于已创建的每个子流程数据表。
6. 最后，选择包含主流程图的页面，并右键单击形状以链接到子流程。选择“超链接”，并将其链接到其中一个子流程图上的任何形状。

对图表应用数据图形

可以通过添加数据图形来增强关系图，这有助于在图表上可视化形状数据。实际上，可以将图表转换为流程仪表板，其中数据图形显示关键绩效指标（KPI，）基于形状数据的数据图形图标显示信息。

1. 打开数据可视化工具图表。
2. 选择要对其应用数据图形的图表。
3. 选择“数据”>“数据图形字段”。
4. 选择要添加到图表的数据图形字段。

数据图形将应用于整个图表。 若要隐藏特定形状的数据图形，请在这些行的Excel工作簿中将数据列的值留空。

5. 根据需要在“数据”选项卡中设置其他选项。有关详细信息，请参阅数据图形概述。

管理链接到图表的Excel工作簿

有时，可能需要重新链接或更新关联的Excel工作簿。可以从Visio方便地执行此操作。

将Excel工作簿与Visio关系图重新链接

如果链接到数据可视化工具图表的Excel工作簿已重命名或移动到其他位置，则Visio图表与Excel工作簿之间的链接将断开。如果重命名Excel表格，也可能会出现此问题。

1. 选择数据可视化工具关系图的容器。这将启用功能区中的“数据工具设计”选项卡。
2. 选择“数据工具设计”>“重新链接源数据”。
3. 浏览到重命名或移动的Excel工作簿。
4. 选择工作簿中的表或自定义区域。
5. 若要修复断开的链接，请选择“重新链接”。

当你尝试刷新关系图或更新源数据并且链接断开时，Visio还会提示你重新链接。

重要提示请勿更改链接到图表的Excel表格中的列名称。否则，重新链接操作将失败。

打开链接到图表的Excel工作簿

可以直接从Visio更改Excel中的链接内容。例如，你可能希望添加大量内容，并发现在电子表格中编辑数据更容易。

1. 在Visio中，选择数据可视化工具关系图的容器。这将启用功能区中的“数据工具设计”选项卡。
2. 选择“数据工具设计>开源数据”。
3. 在Excel中进行更改，然后保存并关闭工作簿。
4. 若要查看关系图中的更改，请选择“数据工具设计>刷新关系图”。

后续步骤

创建了数据可视化工作图表之后建议执行以下任务。

本文原文来自微软支持页面