外贸寄送样品全流程及注意事项！

外贸寄送样品全流程及注意事项！

寄送样品是外贸交易中不可或缺的一环。对于客户而言，交流中再详细的产品阐述都只是“片面之词”，看到产品实物才能进一步定论。当客户不方便实地考察时，寄送样品就成为了决定客户合作意愿的重要因素。

样品类型

根据商业惯例，一个订单的落实，一般需要供应商准备至少两次样品，一个是产前样品，一个是确认样品。很多时候，订单生产完成或者生产中期，还需要给客户准备大货样。这里分别对这些样品进行解说。

1. 产前样：

• 生产前给客户确认的样品
• 确认细节后做的样品
• 给客户确认品质用的类似产品。

2. 确认样：

• 经过客户确认后的样品，大货生产要完全按照确认样来做。一般情况下，做确认样的时候，至少要做两个以上，一个寄送给客户确认，一个放在公司样品间作为留样。客户一旦确认，就按照手里的样品，对照着做大货。

3. 大货样：

• 一旦客户返单，可以对照着做。

4. 手板样：

• 简单而言，就是在没有模具的情况下，根据客户要求做出来的确认样。一旦确认后，大货就按照这个确认样来制作正式的模具，并完成生产。

样品和运输费的分配

关于样品费和快递费用，是个比较棘手的问题。如果不寄样品，很多客户就拒绝进一步商谈，这样会丢掉很多有可能合作成功的机会。如果为了表示诚意，免费寄样给客户，客户当时会很高兴，但往往收到后就长时间没有消息，不给测试结果。

寄样品一定要有效率！

既不能客户要样品就毫不犹豫立马免费寄出，也不能过度“吝啬”强硬要客户全力承担。一般而言，第一次合作的客户，是需要双方共同配合的，双方理解的。

按照样品货值大小以及运费高低，可以有以下不同应对方案：

1. 卖方承担样品费和快递费用

• 一般寄免费样品绝对是石沉大海，杳无音迅的。所以，要免费寄样品的话，需要和你的客户沟通了解比较深，或能感觉到他的诚意才采取这样的做法。比如：他接连打过几次电话过来询问产品信息，产品报价等。（当然，前提还得样品价值不是很高）这时可以考虑全免费给客户寄样品。
• 但如果仅仅通过电子邮件，或贸易通这样的工具，除非真的跟进了很久，彼此有合作意向，否则免费寄出样品大多没有什么作用。

2. 卖方承担样品费，客户承担快递费

• 这种情况下，一般货值不高，样品价值比较小（样品费<运费），可以免样品费。但运费一定要客户自付。一般连这点运费都不肯出的客户，基本上是没什么诚意跟你合作的了。

3. 客户承担样品费和快递费用

• 这种情况下，一般货值高，运费也比较贵。可以告知客户样品价值比较大，快递运费也比较贵，希望客户能够承担样品费，快递费用。

4. 客户承担样品费，卖方承担快递费用

• 这种情况下，一般样品价值比较高（样品费>运费），大多数情况下是不会免费寄出的。但可以考虑为客户付运费。这样既保证了公司的利益，又体现了公司真诚为客户服务的态度。也是双赢的做法。

按照目标客户等级、性质分类，也可以有不同的处理方案：

1. 针对新客户

• （1）可以先评估下这个客户的情况和预期的订单数量。如果费用不高，可以考虑己方消化。如果无法负担，可以跟客户商量承担全部或者部分费用。
• （2）制定公司的样品政策（硬性的）。任何客户都收取快递费用或者样品费用。但是许诺将来客人下定单时，从货款总值中扣除掉这笔费用。

2. 针对老客户/重要客户

• 只要样品费金额不大，就可以由供应商承担。如果样品费高，可以和客户商量，要求买方承担样品费或者承担部分样品费，但同时应该注明如果客户下单，是否可以退还。或者订单达到多少数量的时候，可以完全退还。

3. 针对有些客户的特殊要求，定做样品

• 客户承担样品费，并承担快递费用。同时客户应该承担由客户定做而产生的杂费：制版费，操作费，包装费用等。

样品寄送的细节

1. 确保样品的质量和配套完整性

• 在选择产品样品的时候，一定要对样品的质量情况进行严格的检查，确保样品在具有代表性的同时，也有过硬的质量。
• 寄样的时候，应把与样品相关的配套解说等详细资料附送上，确保样品的配套完整性，从而帮助客户尽快了解产品，给客户留下好印象。

2. 记得把名片放进去

• 客人可能会同时跟几个供应商要样品，包裹一旦拆开后，很难分清楚谁是谁的。放入名片方便客户区分，以及日后有需要时第一时间联系。

3. 告知快递单号，明确联系方式

• 不仅要告诉对方快递账号，还要再告诉客户一遍联系方式。可以在邮件里写清楚，也可以在签名上设置好。方便客户有紧急的事情可以第一时间找到联系方式。

4. 巧用塑料袋

• 如果寄的都是一些文本的东西，所有的文件先装进一个塑料袋，然后再装进快递信封。
• 很多客户可能会随手撕破快递袋或是用裁纸刀裁开快递袋，不小心就会把文件弄破。如果寄给客户的是提单，发票，装箱单之类的重要文件，要补就非常麻烦。不如事先考虑好细节，做仔细些。
• 此外，所有套在样品或者文件外面的塑料袋都需要打孔。这是国外的一个基本常识，没有打孔的普通塑料袋，如果被小孩子拿来玩，可能会不小心套在头上，有窒息的危险。为避免安全隐患，不少国家都有相应的法律法规。

5. 寄样之前给样品拍照

• 准备好样品，拍好图片，做好清单，发邮件告诉客户寄了哪些样品，每个样品对应的图片是什么，方便客户一一对应，核对、检查样品，节省客户的时间。

6. 给每个样品上打上样品标签

• 标签上写上公司名，与客户联系的业务员人名，邮箱、电话等联系方式，方便客户区分，又显得自己十分专业。