如何在Windows 11的Outlook中创建电子邮件规则

如何在Windows 11的Outlook中创建电子邮件规则

在Windows 11的Outlook中，邮件规则可以帮助你自动处理邮件，例如将特定发件人的邮件移动到指定文件夹，或者标记重要邮件。本文将详细介绍如何创建和管理这些规则，让你的邮件管理更加高效。

在Outlook中，规则允许您根据特定条件对传入或传出的电子邮件自动执行操作。要创建Outlook规则，请打开“设置”>“邮件>规则”，单击“添加新规则”，配置条件和操作，然后保存。您也可以右键单击电子邮件，选择 “Rules”(规则)，然后选择“Create rule”(创建规则)选项。这些说明适用于适用于Windows 11、10的新Outlook应用程序以及该服务的Web版本。

Outlook规则是您可以设置的自动化操作，用于有效管理传入和传出的电子邮件。此功能允许您根据各种条件（如发件人、主题或邮件正文中的关键字）将规则应用于特定邮件。

例如，您可以创建规则以自动将来自特定发件人或包含特定关键字的邮件移动到指定的文件夹。您还可以标记重要消息以进行跟进，或突出显示它们以便于识别。您可以删除符合特定条件的邮件（如垃圾邮件或垃圾邮件），或者将邮件转发到其他电子邮件地址或特定文件夹。

在本指南中，我将概述帮助您开始在适用于Windows 11和10的新Outlook应用程序中创建规则的步骤，但这些说明也适用于电子邮件服务的Web版本。

从设置创建规则

要从Outlook设置创建新规则，请使用以下步骤：

1. 在Windows 11上打开Outlook应用程序。
2. 点击Settings（设置）（右上角的齿轮按钮）。
3. 点击Mail。
4. 单击Rules选项卡。
5. 点击“Add new rule”按钮。
6. 确认规则的描述性名称。
7. 选择规则的条件。快速说明：规则列表很广泛，但它们是不言自明的。条件可以包括特定的电子邮件、名称、主题、关键字、标记、大小等。此外，您可以使用“Add another condition”选项添加多个条件。
8. 根据所选设置配置条件。例如，如果您选择了“发件人”选项，请确认规则的电子邮件地址。
9. 选择规则的操作。快速说明：您可以选择移动、复制、删除、固定标记消息以及转发或重定向。此外，您还可以使用“Add another action”选项添加多个操作。
10. 根据所选设置配置操作。例如，如果您选择“移至”选项，然后选择目标文件夹。
11. 选中“Stop processing more rules”选项。
12. （可选）选中“Run rule now”选项。
13. 单击Save按钮。
14. 选择要应用规则的电子邮件账户（如果适用）。
15. （可选）关闭切换开关以禁用规则。
16. （可选）单击规则中的向上或向下按钮以更改流程顺序。快速提示：规则从上到下处理，找到匹配项后，将执行规则。因此，确定规则的优先级始终很重要，这样它们才能正常工作。
17. （可选）打开“More actions”菜单，然后选择Edit rule选项进行更改。
18. （可选）打开“More actions”菜单，然后选择Delete选项进行更改。

完成这些步骤后，每次有新电子邮件到达您的收件箱时，都会应用并处理该规则。

从电子邮件创建规则

若要通过电子邮件为Outlook创建快速规则，请使用以下步骤：

1. 打开Outlook应用程序。
2. 右键单击电子邮件，选择Rules，然后选择Create rule选项。
3. （选项1）选择要移动此电子邮件和未来电子邮件的文件夹，然后单击OK按钮。
4. （选项2）单击More options（更多选项）。
5. （可选）更改规则的名称。
6. （可选）创建新条件或继续使用默认配置。
7. 选择规则的操作。快速说明：您可以选择移动、复制、删除、固定标记消息以及转发或重定向。
8. 选中“Stop processing more rules”选项。
9. 单击Save按钮。
10. （可选）关闭切换开关以禁用规则。
11. （可选）单击规则中的向上或向下按钮以更改流程顺序。
12. （可选）打开“More actions”菜单，然后选择Edit rule选项进行更改。
13. （可选）打开“More actions”菜单，然后选择Delete选项进行更改。

完成这些步骤后，规则将分析和处理未来的电子邮件以执行特定操作。

当您为特定规则启用“停止处理更多规则”选项时，Outlook将在应用该规则后停止检查其他规则，即使电子邮件满足多个规则的条件也是如此。此选项可防止意外操作。例如，如果您有多个规则可以应用于同一封电子邮件，则“停止处理更多规则”选项可以防止不必要的操作，例如删除重要电子邮件或将它们移动到错误的文件夹。

此外，您还可以通过将特定规则放在规则列表中较高的位置并选中该选项来确保始终首先应用这些规则，而不管可能也应用的其他规则如何。