利益相关者沟通计划：如何制定有效的沟通策略

利益相关者沟通计划：如何制定有效的沟通策略

在项目管理和团队协作中，有效的沟通是确保项目顺利进行的关键。本文将介绍如何制定一个详细的利益相关者沟通计划，帮助您在正确的时间通过正确的渠道为利益相关者提供正确的信息。

利益相关者沟通计划详细说明了如何在正确的时间通过正确的渠道为利益相关者提供正确的信息。使用此技巧来优化与利益相关者共享信息的方式，无论是为特定项目还是仅为团队的常规运营制定沟通计划。

人员：2 - 6

准备时间：30 分钟

时间：60 分钟

难度：简单易用

在制定计划时，别忘了您和您的队友也是项目的利益相关者！

材料

• 白板
• 记号笔
• 便利贴或点
• 计时器
• 橡胶鸡
• Confluence 模板

准备

做作业（30 分钟）

在白板或协作文档上创建表格。列标题应如下所示：“受众、渠道、沟通、链接/更多信息。”标记行：“每天、每周、每两周、每月、每季度、每年、临时。”

请所有人带着自己的受众（利益相关者）列表参加会议，其中可能包括：您的执行发起人、团队成员、领导团队、与您合作的团队、相邻或下游团队等。

如果有，会议主持人应在参加会议时附上团队与利益相关者的现有沟通列表，包括您沟通的原因以及您通常使用的渠道。该列表将包含日常内容，例如通过 Slack 频道做出的小决策的最新信息，以及一次性沟通，例如午餐和学习会话或会议室演讲。

第 1 步

定义目标（10 分钟）

创建一份或一组陈述，描述您在准备利益相关者沟通计划时要实现的目标。使用 {NOUN} + {VERB} 格式。让一个人在白板上抄写，整个小组进行头脑风暴。您的目标陈述不需要完美无缺，只要完成了 80% 的目标就好了，然后将活动定时。如果需要的话，您稍后可以随时记录。

沟通计划目标示例：

• 与我们的利益相关者建立信任。
• 降低因重复工作和依赖关系瓶颈而产生的风险。
• 让下游团队了解我们在做什么以及它可能如何影响他们的工作。

第 2 步

定义您的利益相关者是谁（5 分钟）

分成 2-4 人一组，审查每个人在工作前准备的利益相关者头脑风暴。以小组形式商定要纳入您的沟通计划的主要利益相关者。对于每个利益相关者，定义与您的项目/团队的关系。他们是决策者吗？辩论伙伴？合作伙伴贡献者？解决障碍者？

向更广泛的团队介绍情况，努力就您正在为其建立的利益相关者达成共识。

第 3 步

定义您的沟通方式（15 分钟）

现在确定与每位利益相关者沟通的最有效方式。

想一想您将分享哪些内容，以及您将使用什么工具来分享这些内容。例如，与您的直属团队合作，您可以选择通过一个专门分享次要更新和征求对方意见的聊天室进行沟通。

第 4 步

整理所有内容来创建您的沟通计划（20 分钟）

使用您创建的表格作为准备工作，开始制定沟通计划：

• 每天
• 每周
• 每两周一次
• 每月
• 一季度一次
• 每年
• 临时

对于每个频率，写下您将与之交流的受众、您将使用的频道、您将要交流的内容以及指向更多细节或内容的链接。

例如...
以下是我们的开发人员关系团队使用的利益相关者沟通计划。

第 5 步

总结（5 分钟）

就总体沟通计划的负责人达成协议。您甚至可以为特定沟通指定负责人。

专业提示

对于某人来说，组织像市政厅这样的全团队沟通可能是一个每月都要做的大量工作。考虑轮换负责权以分担负载并保持新鲜感。

搞定了？

请务必与您的团队共同运行一次完整的状况监控会话或检查点，从而验证是否有所改善。