文书档案查阅流程与整理归档方法详解

文书档案查阅流程与整理归档方法详解

档案管理是机关、企事业单位和各种社会组织的一项重要基础性工作，它关系到单位历史的传承、经验的积累和工作的连续性。本文将为您详细介绍文书档案的查阅流程、网上查询的可能性以及档案馆查阅资料需要的手续，同时还会分享文书档案的整理归档流程与方法。

文书档案查阅流程

1. 提交查询申请：申请人在办理查询前，需向相关部门或机构提交查询申请，申请表格应详细填写查询事项、查询目的、查询时间、查询人员等信息。
2. 审核申请材料：相关部门或机构会对申请材料进行审核，确认申请人符合查询要求，审核通过后，将申请材料转交档案管理部门。
3. 档案查阅登记：档案管理部门会对查询人员进行身份审核，并登记查询人员的身份、查询事项、查询时间等信息。
4. 安排查阅时间：档案管理部门会根据查询人员的申请时间和档案的存放情况，安排查询时间，并通知查询人员前往查阅。
5. 查阅档案：查询人员到达指定地点后，档案管理人员会引导查询人员按照流程进行档案查阅，并提醒查询人员注意档案的保密性和安全性。
6. 档案复制：如果查询人员需要复制档案内容，应提交复制申请，并按照相关规定缴纳复制费用。
7. 结束查询：查询人员完成查阅后，应将档案归还档案管理部门，并签署相关文件确认档案查阅的完整性和准确性。
8. 审核查询结果：档案管理部门会对查询结果进行审核，并将查询结果反馈给查询人员或相关部门或机构。

档案可以在网上查询吗

档案可以在网上查询吗
人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。以下是我为大家整理档案可以在网上查询相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

档案能在网上查询吗
不能直接在网上查询。
1、目前国内网上查询档案的情况很少，因为档案局馆都还没有达到那样的软硬件要求。
2、但是有一些档案局馆的网站可以提供部分档案目录的查询，实体查阅还是得到相关单位才行。
3、一般文书档案如机关文件或通告公告等一般网页上可能也能查到。
如是婚姻档案或人事档案等一些涉及个人隐私的专门档案恐怕得到具体单位经过层层审批才行，而一般单位的业务或科技档案等如没有合理的理由恐怕就更难查到了。
4、如果是学籍电子档案的话，你可以去学信网上查。如果要查诚信档案和履历的话，你可以到云档案上查。

扩展资料
人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的.重要保证。
1、查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况。

其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
2、外借手续。借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。借档单位(部门)盖章，负责人签字。人事档案部门对其进行审核、批准。进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。
3、出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

档案馆查阅资料需要什么手续

法律分析：
一、保密制度
（1）严格遵守《保密守则》，做到不该知道的事，不打听；不该说的机密，绝对不说；不该看的材料，坚决不看。
（2）严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，安排专用的阅览室借阅，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
（3）不得在档案阅览室，整理室接待亲友。
（4）整理档案应在档案馆（室）内进行，档案人员一得将档案带出档案馆，以防失密或丢失。
（5）发现档案丢失，损坏时要及时报告。

二、查阅、借阅档案制度
（1）查阅秘密档案，须经本级主管档案工作的领导批准。
（2）查阅党委机要档案资料，须经本级党委负责人或党委办公室主任批准。
（3）查阅绝密科技档案，须经主管总工程师批准。
（4）查阅非机密档案资料，凭县级介绍信，可直接查阅。
（5）本校教职工查阅本部门移交的档案，可直接到阅览室查阅。
（6）室藏档案资料一般不外借，特殊情况需要借出时须参照本规定1，2，3条办理借出手续，借出非机密性档案材料，由档案馆（室）负责人批准，借出的档案，限七天内归还。
（7）经批准查阅的档案，需要摘录的，应经档案馆理人员同意，并经核对无误后，方可出据证明。
（8）阅览室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。
（9）利用档案资料要注意保守机密，不得传播档案内容；要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、折叠、剪裁和涂改；要保证案卷清洁，不得弄脏，划道。
（10）查档介绍信要注明查档人姓名、职务、政治面貌及所查内容。

三、档案库房管理制度
（1）库房内的档案柜要同意编号，入库的档案要按大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据，实行科学管理。
（2）要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要即使修补。
（3）要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等“七防”措施，严格控制库内的温度，保持库内清洁，每月全面清扫一次。
（4）档案库要实行专人管理，无关人员未经许可不得进入库房。
（5）库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况，并经常检查是否完好，离开库房时要注意关闭落锁，关闭电源。
（6）认真办理档案入库和查阅，借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位，案卷归还后，要及时放回原处，每两年全面检查馆藏档案情况，档案管理人员调动时，必须办理档案交接手续。

法律依据：
《中华人民共和国档案法》
第十二条 按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。
第二十条 涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第二十三条 禁止买卖属于国家所有的档案。
国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法，由国家档案主管部门制定。
档案复制件的交换、转让，按照国家有关规定办理。
第二十五条 属于国家所有的档案和本法第二十二条规定的档案及其复制件，禁止擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境。确需出境的，按照国家有关规定办理审批手续。

文书档案整理归档流程与方法

1、整理与事件相关的所有资料，将资料按顺序编写页码。为了防止其中的某些资料丢失，在编写页码时可采用“共*页，第x页的编号方式。
2、编写完页码之后，将统一事件相关的所有资料扫描后压缩成一个压缩包，在电脑里建立一个专门的文件夹，进行备份。
3、用Excel表格建立资料台账，包含资料的所有文件名称、主要内容概要、权利义务范围、期限等主要内容。
4、按顺序将所有资料排列好，按照单位要求的标准格式进行文件装订。
5、将装订好的档案资料装入专门的档案袋中，在档案袋的封皮上编号，注明资料名称、整理入袋日期、整理人等信息。