微软 Excel 初学者必备的实用指南
微软 Excel 初学者必备的实用指南
微软 Excel 是最强劲的电子表格应用程序之一，但也是微软Office 套件里最让人发怵的工具。本文将一步步带着您创建并保存新工作簿、添加并整理电子表格、输入文本和数字，还有函数和公式的基础内容。
虽说微软 Excel 是最强劲的电子表格应用程序之一，可它在微软Office 套件里也是最让人发怵的工具。如果您以前从未使用过 Excel 或者刚开始有点紧张，这个初学者指南就是为您准备的。
我们会一步步带着您创建并保存新工作簿、添加并整理电子表格、输入文本和数字，还有函数和公式的基础内容。
准备好了吗？打开 Excel 应用程序，让我们开始吧！
注意: 本指南中的详细信息适用于 Windows 上的 Microsoft 365 中的 Microsoft Excel。您可能会看到术语、工具位置或可用选项的变化，但大多数 Excel 版本具有相同的基本功能。
如何创建新工作簿
您可以创建一个新的空工作簿，在其中添加自己的电子表格，或者直接从内置的 Excel 模板开始以快速入门。对于本指南，您可以选择空白工作簿，以便更好地熟悉我们将讨论的功能。
就像您用 Microsoft Word 的时候一样，从一开始就把 Excel 文件正确命名和保存好特别重要。然后，您可以继续保存所做的更改，以确保不会丢失工作成果。
- 要给新工作簿命名并保存，您就打开文件选项卡，然后选保存。
- 为文件选择一个位置，并在右侧为其命名。
- 选择保存。
要持续保存文件，您可以使用顶部快速访问工具栏中的保存按钮，或者使用文件 > 保存。
如果您是 Microsoft 365 订阅用户，您还可以利用自动保存功能。启用此功能后，在您处理文件时，它会自动保存到 OneDrive，无需您手动保存。
- 在标题栏里把自动保存的切换按钮打开，就能启用这个功能。
- 如果您有多个 OneDrive 帐户，请选择OneDrive 帐户。
- 如果您尚未输入文件名，请输入并选择确定。
您会注意到标题栏中的自动保存切换按钮保持启用状态。请记住，这仅适用于当前工作簿。按照相同的步骤为其他 Excel 文件启用自动保存。
熟悉工作簿和电子表格视图
与其他 Microsoft Office 应用程序一样，Excel 在顶部有一个标题栏，下方有一行用于“主页”和“插入”等选项卡，然后在其正下方是功能区。Excel 窗口的底部是状态栏。
熟悉工作簿和电子表格的视图，这是了解 Excel 最重要的事儿之一。
电子表格视图
窗口的主要部分是由列、行和单元格组成的电子表格，您在单元格里输入数据。
每列顶部有一个字母，每行左侧有一个数字。这意味着默认情况下，每个单元格都有一个唯一的名称，即单元格引用。
例如，工作表左上角的第一个单元格是单元格 A1，因为它在 A 列第 1 行。您还可以在公式栏左侧的名称框中看到单元格名称。
公式栏是您可以查看和输入单元格内容的地方。
如果您在单元格中输入简单文本，您将在单元格和公式栏中看到它。
但是，如果您在单元格中输入公式，您将在公式栏中看到公式，在单元格中看到结果。
我们将在本指南的后面部分更详细地解释公式。
工作表标签
在工作簿的底部，您会看到工作表标签（也就是电子表格的标签）。在您创建的任何 Excel 工作簿里，您都可以添加多个电子表格，随后这些会显示为工作表标签，方便您在它们之间进行切换。
这就引出了下一部分，即创建和组织电子表格。
如何添加和组织电子表格
一旦创建、命名并保存工作簿，您就可以开始使用电子表格了。
除了添加工作表，您还能对其进行自定义，从而实现更好的组织效果。
创建电子表格
若要添加新的电子表格，您需在底部工作表选项卡的右侧点击加号。
通常情况下，Excel 会把您添加的每个新工作表命名为 Sheet1、Sheet2、Sheet3 等等。
您要么双击当前的工作表名称，要么右键点击工作表选项卡然后选择重命名。输入新名称并按Enter键。
除了通过重命名工作表来更好地加以识别外，您还能够添加工作表选项卡的颜色。
您右键点击工作表选项卡，移动到选项卡颜色，接着在弹出的调色板里选择一种颜色。
然后您将看到彩色的工作表选项卡。
保持工作表有条有理的另一种办法，是以最适合您的顺序来排列它们。
创建更多工作表之后，您只需进行选择、按住操作，然后把工作表选项卡拖动到您想要的位置就行。
单元格是 Excel 电子表格的关键。您将使用这些矩形输入文本、值、公式和数据。
若要在单元格中输入内容，只需选择单元格，开始键入，完成后按Enter键。或者，您可以选中单元格，将光标置于公式栏内，然后在那里输入单元格数据。
您或许会出于各种各样的目的在 Excel 中使用文本。您可能有用于员工日程安排、每月账单、日历或项目计划的电子表格。
只需选择一个单元格，并按照上述说明输入文本。要是您愿意，您可以让单元格一直处于选中状态，然后转到开始选项卡去设置文本格式。
使用功能区“字体”部分里的工具来更改字体样式、大小或者颜色，再使用“对齐方式”部分将其居中、左对齐或者右对齐。
提示: 您可以了解如何在 Excel 中让文本换行来处理句子和段落。
在单元格中输入数字
虽然在单元格中输入数字跟输入文本是一样的，但通常这个值的格式很重要。例如，您可能希望将其格式化为货币、百分比、时间或日期。
输入数字后，保持单元格处于选中状态，然后转到开始选项卡。
打开功能区“数字”部分顶部的下拉菜单，并选择您要应用的格式。或者，您也可以使用该部分中的其中一个格式按钮。
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Microsoft Excel 的真正强大之处在于能够处理数据，包括使用函数和公式。因为 Excel 的函数和公式很容易就需要多个教程，我们在这里只介绍基础知识。
关于函数和公式
函数是在后台执行任务的预编程操作。Excel 函数的常见示例包括 SUM（求和）、AVERAGE（平均值）和 MIN（最小值）。
公式是一种方程，能够利用函数对单元格或值进行操作。
- SUM(A1,B1): 将单元格 A1 和 B1 中的值相加。
- AVERAGE(A1,B1): 计算单元格 A1 和 B1 中的值的平均值。
- MIN(A1,B1): 返回单元格 A1 和 B1 中的最小值。
需要注意，如果您进行的是简单操作，那么在公式里不一定非得使用函数。
例如，您可以使用公式**=A1+B1**将单元格 A1 和 B1 中的值相加。您可以看到，我们只是使用了加号来添加单元格的值。
该公式执行的操作与使用 SUM 函数的这个公式相同：=SUM(A1,B1)。
函数对于执行复杂操作最为有用，而且它超出了像加法、减法和乘法这类基本运算。
在单元格中输入公式
当您在单元格里输入公式时，得用 等号 (=) 开头。
输入公式并按 Enter 键后，您将在该单元格中看到结果。举个简单的例子，我们在单元格 E2 中输入一个公式，以获取单元格 B2 和 C2 中的值的总和。
就像您看到的那样，我们在单元格 E2 中输入的公式被结果给替换了，不过您能在 公式栏 里看到公式。
作为初学者，您可能需要一些关于可用函数以及如何正确组合公式（语法）的帮助。幸运的是，Excel 提供了帮助来让您入门。
提示: 您还可以查看 如何使用 ChatGPT 编写 Excel 公式。
- 您要么前往“公式”选项卡，在功能区里选中“插入函数”，要么使用“公式栏”左边的“插入函数”按钮。
- 在弹出窗口顶部的框里输入您想要执行的操作的描述，或者选一个类别然后选择“转到”。
- 然后您就能在下面看到结果。在列表里选一个函数，就能查看它的描述和公式语法。选“确定”来使用这个函数。
- 在接下来的弹出窗口中，输入您要用于函数公式的值或者单元格引用。您会看到您将收到的结果的简要说明。选择“确定”来使用这个公式。
- 您会在单元格里收到公式结果，并且能够在“公式栏”中查看您创建的公式。
您已经知道啦——这是作为初学者使用 Excel 的基本指南。不过还有好多需要学习的呢！要设置电子表格的话，请查看 如何添加 Excel 列。要是想直观地构建您的数据，那就查看 如何在 Excel 中制作图表。