自查 | 私募管理人合规运作要点详解
自查 | 私募管理人合规运作要点详解
近年来，私募基金行业快速发展，监管机构对私募机构的合规要求也越来越严格。本文详细介绍了私募管理人合规运作的要点，包括信息更新与报送、产品备案管理、业务规范性、内控制度的完备性与落实、人员管理、场所管理以及其他值得关注的问题。
私募机构的信息更新与信息报送
私募机构的登记信息是私募合规自查工作的基石，也是私募机构最容易忽视的一项自查内容，私募机构容易发生如下问题，这也是各地监管处罚的常见情形：
- 登记备案信息不准确、不完整
- 未及时填报并定期更新管理人及从业人员及诚信相关的信息
- 未及时向中基协报告重大事项
- 未在规定日期内向中基协报送经审计的年度财务报告
私募机构需要安排专人定期维护资产管理业务综合报送平台（“AMBERS系统”）、从业人员管理平台、私募基金信息披露备份系统这三个系统，及时进行信息报送及信息更新。就“私募机构登记信息”而言，私募机构除了需要在设立登记时在AMBERS系统、从业人员管理平台准确填报“私募机构登记信息”，也应当按照规定持续履行信息披露和报送义务，确保信息材料及时、准确、真实、完整。需要说明的是，中基协近年来亦在不断更新AMBERS系统的填报内容，目前已新增全体员工简历、全体员工社保证明、高管承诺函、关联私募机构自律合规连带责任承诺函等。通常而言，此类新增的填报的信息需在管理人发生相应的重大变更业务时进行一并更新，否则可能无法在AMBERS系统提交变更申请。
私募机构的产品备案管理
在针对私募基金产品备案的私募合规自查工作中，地方证监局通常会要求私募机构如实披露其管理的基金数量、管理的基金规模以及投资者数量。在这个点上通常私募机构容易受处罚的原因如下：
- 管理未备案的基金产品，或未按规定完成私募基金备案手续
- 关联公司从事私募基金活动，但未按照规定办理私募机构登记和私募基金备案
因此，私募机构应当重点梳理并关注如下事项：
第一，是否存在未在中基协备案的私募基金产品，这是私募合规自查中处罚中比较高频发生的情形。实务中存在不少私募机构作为GP但是合伙企业未备案的情形。基于目前监管要求，该等合伙企业如属于基金化运作，则私募机构应当按照规定尽快完成基金备案手续；
第二，关联方是否存在从事基金业务而未登记或者备案的情形。私募机构登记为管理人后应当通过备案主体开展私募业务。如通过实际控制人、控股股东实际控制的其他投资公司进行私募基金活动并且不进行备案，属于违规展业。
私募机构的业务规范性
私募机构业务规范性是私募合规自查的核心内容之一，主要围绕私募机构在业务开展的各个环节是否严格遵守专业化运营、独立投资决策等基本要求进行开展。此部分私募机构经常发生的问题如下：
- 未能将私募资产管理业务和其他业务进行有效隔离
- 让渡管理权限的情形，基金交易、风控权限实际控制权为其他团队财务核算不规范
- 无管理私募基金的专职业务团队，存续基金产品的投后管理、财务管理、档案保管等工作职责均由非公司员工履行
- 经审计的年度财务报告未能真实反应公司财务情况、违反相关规定
- 未设立独立的投后部门
针对私募机构业务规范性的自查，建议私募机构结合以下方面予以自查：
第一，各环节是否独立履行投资管理职责。是否存在名义上是基金管理人，实际却为其他机构做通道，让渡管理权限，将基金交易、风控权限、实际控制权交由其他公司把控，或者将存续基金产品的投后管理等工作职责交由非公司员工履行。
第二，内部管理及运营的规范性。是否将核心的募投管退业务与其他日常业务进行业务风险合理，有效防止可能出现的风险传递和利益冲突。是否规范进行财务核算，并真实、准确、完整披露季度、半年度和年度财务报告，机构、财务、资产、经营管理、业务运作各方面是否符合相关规则。
私募机构内控制度的完备性与落实
私募机构制度的完备和落实情况是私募合规自查的常规内容，主要检查私募机构是否严格落实管理人登记时提交的基本制度，是否跟进监管最新要求，及时制定并落实其他开展业务所必备的制度。此部分私募机构经常发生的问题如下：
- 未能制定并落实内控制度，包括适当性管理制度，或未建立投资者评估数据库未能建立防范利益输送和利益冲突的机制
- 未能建立档案管理制度，并妥善保管适当性、投资决策、投后管理、对外投资与合作协议等材料
- 未坚持专业化管理原则
根据相关监管要求，私募机构应当秉持专业、独立、制衡、有效原则，建立健全符合私募基金展业需要的内部治理架构和内部控制规范。除了制度本身，还应当保证在机构内部各部门的配合下将制度有序落实。具体而言，私募机构内控制度规范的基本要求如下：
第一，在私募机构方面，私募机构是否已经建立健全有效规范管理人内部治理结构、组织结构、授权管理、业务流程控制、风险评估与控制以及针对关联交易、利益冲突事项的内控制度安排；
第二，在管基金方面，私募机构是否已经建立健全针对基金的募集、投资、投后管理、项目与基金退出等各环节的业务操作流程与风险控制管理制度，并有效实施。
对于私募机构制定的风险管理与内部控制制度是否得到有效执行，在自查过程中，私募机构可考虑从以下方面予以落实：
第一，风险管理与内部控制制度已制定，且已经由内部决议程序正式发布、实施。正如私募机构其他事项的决议流程，对于风险管理与内部控制制度，私募机构亦应当经由内部有权审议机构审议后公布并实施，并就该等审议以及公布实施决议形成书面文件。
第二，风险管理与内部控制制度应当与实际业务流程相匹配。可具体反映在如下方面：风险管理与内部控制制度的权力与实施部门及人员应当与实际业务经办部门及人员保持一致；风险管理与内部控制制度提及的留痕文件应当予以落实并执行，如基金投资管理制度中可能涉及的项目立项文件、尽调资料、财务、风控审批单、投资决策决议文件等。
私募机构的人员管理
私募机构的人员管理情况是私募合规自查的常规内容，主要检查员工任职的合规性（如员工人数、从业资质、兼职情况等），公司内部人事安排的合规性（如岗位混同、专业人员配备等）。此部分私募机构经常发生的问题如下：
- 不具备中基协要求的至少5名全职人员，或员工(包括高级管理人员)违规兼职其他公司
- 部分工作人员和业务管理存在混同情形
- 合规风控负责人、高级管理人员及基金从业人员尚未取得基金从业资格未建立激励奖金递延发放机制
- 合规风控负责人同时兼任基金经理
根据中基协的管理要求，私募机构内部员工分为高管人员（包括公司的总经理、副总经理、合规风控负责人和公司章程规定的其他人员，以及合伙企业中履行前述经营管理和风控合规等职务的相关人员；虽不使用前述名称，但实际履行前述职务的其他人员，视为高级管理人员）与普通员工。针对私募机构员工情况建议关注以下内容：
第一，员工人数应当符合最低5名全职的要求，并满足业务开展需要。
第二，高管岗位设置、高管人员及其他从业人员应当具备与其岗位职责相匹配的专业任职能力，并按要求取得基金从业资格。
第三，中基协关注高管人员及其他从业人员外部兼职的合理性，以及是否存在有碍于高管人员及其他从业人员勤勉尽责履职的利益冲突情形。
第四，对于证券类管理人，还应当关注是否存在对其主要业务人员及相关管理团队实施过渡激励的情形，具体包括：1）未建立激励递延奖金发放机制;2）递延周期不足3年，递延支付的激励奖金金额不足40%；3）业绩报酬提取应当与私募证券投资基金的存续期限、收益分配和投资运作特征相匹配，单只私募证券投资基金只能采取一种业绩报酬提取方法，保证公平对待投资者。业绩报酬提取比例不得超过业绩报酬计提基准以上投资收益的60%。
私募机构的场所管理
私募机构的场所管理情况是近年来私募合规自查的新内容，主要检查经营场所设施与其业务方向、发展规划和管理规模是否匹配。经营场所是否独立（特别是与关联方之间）等。此部分私募机构经常发生的问题如下：
- 公司实际并无办公场地或办公场所不具有独立性或存在场所混同
根据中基协的管理要求，私募机构私募机构应当具有独立、稳定的经营场所，不得使用共享空间等稳定性不足的场地作为经营场所，不得存在与其股东、合伙人、实际控制人、关联方等混同办公的情形。针对私募机构场所管理建议关注以下内容：第一，不使用共享空间或者其他稳定性不足的场地作为经营场所。第二，不与股东、合伙人、实际控制人、关联方等存在混同办公。不同机构的办公场所应有所隔离、体现独立性。
其他值得关注的问题
中基协以及各地证监局对于私募自身合规运作其他违规情况还包括如下一些情形，都需要私募机构予以特别关注：
- 未能恪尽职守，充分履行诚实信用、谨慎勤勉的义务
- 未能积极提交私募基金相关业务资料，存在不配合我局行政监管问题，或未按要求配合中基协的自律管理工作公司股东存在股权代持行为
- 对存在的违法违规问题未进行改正