从待办清单到小休策略：7个提升工作效率的时间管理法
从待办清单到小休策略：7个提升工作效率的时间管理法
在快节奏的现代职场中，有效的时间管理是提升工作效率的关键。通过合理规划和分配时间，不仅可以完成更多工作，还能减少压力，避免拖延。本文将分享7种实用的时间管理技巧，帮助你成为时间管理大师。
每天回到办公室，打开邮件，就发现很多工作，限期很近，担心时间不够用。每天都这样频频扑扑，更甚者有些人更会忙了一整天、一整个星期、一整个月，但都不知道忙了些甚麼。
因此，「时间管理大师」今天就想分享给大家知道，有效的時間管理方法，提升大家的工作效率，有助你减少甚至避免OT，或者不需要再担心赶不及限期的问题。
什么是时间管理？
时间管理在这里又应称为工作管理，就是如何有效分配你的时间，提升你的工作效率，从而令你可以在有限时间完成最多的工作，而且具质素。这样做的好处是可以令你工作时工作，休息时休息，同时可避免令自己精神绷紧。
时间管理的重要性？
有效的时间管理，可以令你一天好像比別人多數個小時一樣，完成更多的工作。
同时，也可以令你减少压力，不需太担心何时才能完成该项工作，能不能赶及时限等压力。不知道你有没有发现，特别工作很多、限期逼近时，你会焦虑、紧张，然后不断想着该如何解决，但反而其实更浪费你的时间，变相令你的时间更不足。
再者，就是可以解决拖延症问题，安排好每日需要完成的任务，而且必须令自己完成，避免自己偷懒，就不需再做Deadline Fighter，不会把过多的工作堆积在同一日完成。因此，有效的时间管理方法，就可以助你在同一时间内完成更多工作，又可以减少你的压力，更可以解决你的拖延症问题。
下文就会分享7个时间管理技巧，轻松学会，你也可以成为「时间管理大师」。
时间管理技巧1：按重要性/逼切性填寫待辦清理 (To-Do-List)
不知道大家会不会写待办工作清单(To-Do-List)？首先，如果你想起哪个工作就做哪个工作，看到邮件说需要做哪项就去做哪项，你永远都不知道你自己需要完成的工作有多少，还有多少时间，多少工作未完成，更甚就是那些忙了一整天但不知道自己忙了什么。因此，需要有写待办工作清单(To-Do-List)的习惯。
但即使你有写待办工作清单(To-Do-List)的习惯，又是不是随心想到什么工作就写下去呢？
这里就给你分享一下，一个较有效率的做法。先写下需要完成的工作，再按重要程度/紧急程度排序，最后划分时间，比较建议只划分上午和下午。
例子如下：
小明有A、B、C、D四项工作—工作A需要中午前提交但不太复杂，工作B则是每日日常工作，工作C比较轻松、工作D就是最重要和用时较长、不可出错。
那么小明的待办工作清单(To-Do-List)应该如此安排：
上午：
工作A
工作D
下午：
工作B
工作C
因为一般上午的能量较高、较集中、较有效率。先完成工作A不单因为中午前要提交，而且工作不太复杂，较快完成，当你看见自己的工作有进度，自然更有动力完成余下的工作。
之后完成工作D，就趁着自己的工作能量仍然处于较高水平，就处理最重要的工作，提升效率及避免出错。
到下午，饭后通常会较困倦，就先处理工作B，就是日常工作，一来确保当天一定有足够时间完成，然而就是因为每天都重复，不会这么容易出错。
最后，就处理工作C，因为能量所剩无几，就处理最轻松的工作，而且不会有太大压力，确保自己下班后可以放松。同时，工作C是最轻松的工作，真的万一因为前面的工作用时比预期长，赶不及完成工作C，影响也不至于太大。
以上就是填写待办清理 (To-Do-List)的方法，也是时间管理技巧最重要的一个。
时间管理技巧1.1：把工作限期记下，尽量提早安排工作
上面提及了如何每天填写待办清理 (To-Do-List)，当中提及需要写下当天要完成的工作，但挂一漏万，最好的方法就是当收到一个工作，就先把限期记下。
例如：今天收到一项工作，需要2星期后提交，可能暂时有其他更迫切的工作，就先把这个工作的Deadline记下，待有空间的日子才处理。既可以避免忘记工作，也可以不用急于处理。这个小小的技巧，可以助你妥善安排工作。
那么要如何记下将要完成的工作，写在Memo纸又怕吹掉，所以最好就是写在月历上。
因此，你就需要一个座台月历，把你将来的工作写在座台月历上面，随时查看，提醒自己，就可以避免忘记。
时间管理技巧2：订定小休时间
不知道大家有没有试过一直集中工作，但到某一个位脑部突然停止运作，想不到任何东西。原因是过度用脑。就如跑步一样，跑到一定距离，都需要休息一下，补充水分，才可以继续跑。工作也是一样，需要给自己小休，放松一下，脑部才有能量继续运作。
所以建议就是，每完成一项工作，就给自己一个小休时间 (5-10分钟)，去一下厕所，起身伸展一下，让自己放松一下，再继续工作。
这样，比起你一直埋头苦干，效率会更高。
时间管理技巧3：不要一回到公司就查看电子邮件或信息
正如上面所讲，一回到公司，趁着能量最高的时间，先写好待办清理 (To-Do-List)，而避免一坐下就检查电子邮件或信息。原因是，当你在一开始，精神最集中的时间就检查电子邮件或信息，就会被其他人的要求牵着走，大脑就会进入「被动反应模式」，不断思考如何回应，就会打乱你工作的节奏，也会减慢你的工作效率。
时间管理技巧4：先了解、制定好处理事情方法，再执行
不知道你会不会有一个习惯，一开始埋头苦干，见步行步，见到哪步就做哪步，直至完成整个工作，但过程中，就可能出现倒转了次序从而需要重复步骤等问题。因此，在开始一项工作前，先制定策略，知道有多少个步骤，如何完成，然后按照策略进行，这可以加快你的工作效率，不需要每完成一个步骤，再去想下一个步骤要如何完成。
这个也是时间管理技巧中一个重要的技巧，用了这个方法后，你会发现你的工作顺畅了不少。
时间管理技巧5：善用通讯软件的状态及关闭通知
大家都使用不同的通讯软件进行内部或外部沟通，但大家可能也试过，当你努力进行一个工作时，同事就会通过通讯软件找你，需要你帮忙处理其他东西。
更多时候那些工作都不是最迫切，但当你停下来阅读信息，来回沟通，再回到你本身的工作时，又要浪费时间思考自己做到哪一步，下一步应该如何。然而，当你需要处理同事要求的工作时，因为当下没有仔细思考，结果又要重新花时间沟通，一来一回，就浪费了很多时间。
因此，现在不少工作用的沟通软件，例如：Teams、Slack、Spark等，都可以调整状态。大家不妨善用，当你集中处理某项工作时，就把状态设为忙碌，待完成工作后再回来检查信息，这个技巧就可以助你集中处理工作，提升工作效率。
时间管理技巧6：不要经常留意时间
不知道大家会不会因为Deadline临近，所以每隔一会，就会看一看时间，从而告诉自己剩余多少时间。这样的习惯也很影响工作效率，不知道你有没有发现，当你不停留意时间，就会告诉自己时间不足，需要加快，但同时，就会变得紧张、焦虑、手忙脚乱，反而工作效率更慢，也更容易出错。
因此，不要经常留意时间，也是一个看似微不足道，但又有用的时间管理技巧。当你处于集中的工作状态，工作效率自然能够提升，比起你一直焦虑，提醒自己要加快，反而更有效。
时间管理技巧7：提交文件前先仔细检查，避免需要事后修改，重复同一项工作
最后一个时间管理技巧，就是仔细检查，避免错漏，避免重复处理同一项工作，影响工作节奏。特别一些讲求速度、效率的工作，很多人会选择赶时间，用最短的时间内完成，有错漏就之后再作打算。这样其实很影响你的工作效率，也影响上司对你工作表现的评价。
因此，我建议的一个时间管理技巧，看似人人都知道，但又未必会做，就是提交前仔细检查工作，避免重复处理。
总结
以上就是一些实用的时间管理技巧，希望可以帮助你有效规划你的工作，提升你的工作效率。有了这些方法，你会发现你的8小时比以前更加长，有更多时间完成更多工作。这样，升职加薪的机会也提高！