如何简洁有效的开会？高效会议的3个思维、4大支柱、10个要点
如何简洁有效的开会？高效会议的3个思维、4大支柱、10个要点
会议是组织沟通、决策的重要方式。一场高效的会议能够帮助团队统一思想、解决问题、分配任务。那么，如何才能组织一场简洁高效的会议呢？本文将从时间、准备、结果三个核心维度，结合三个零思维、四大支柱和十大要点，为你提供全面的指导。
高效会议的三大核心词
- 时间：会议是有时间成本的。要抓住四个方面的时间。
- 召开时间
- 严格守时
- 发言时间
- 会议时长
准备：军事上，不打无准备之仗，否则必然失败。管理上，不开无准备之会，否则必然无效。
结果：会议的目的是解决问题，所以不能议而不决，所以，必须有决议、有追踪、有结果、有考核。
高效会议的“三个零”思维
只开会+无决议=0。核心是“议要要决”，会上明确谁来干、什么时间完成。
有决议+不执行=0。核心是“决而要行”，责任单位要制定实施计划并落实。
有执行+无跟踪=0。核心是“行而要果”，按时间节点跟踪，并验证和反馈结果。
高效会议的四个支柱
制度：必要时，可以制定会议管理的制度，明确公司会议的类型、频次、纪律和要求。这是基本保障。
规则：会议是为了议事，所以要有议事的规则。比如限时、围绕主题、争议解决等等。这是效率保障。
闭环：会议决议事项必须按照PDCA循环要求形成闭环。这是结果保障。
培训：为了提高会议效率，需对员工进行“会议训练”，比如，如何开会、主持、汇报、记录、跟踪等。这是技能保障。
高效会议的10大要点
提前会议通知：会议一定要提前通知，方式可以是电话、文字、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。
确定会议议题：会议就是为了解决问题，所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会，到了会议室再开始思考，这样的会议绝对没有效果。
明确会议议程：议程，就是会议的流程。谁来汇报、谁来发言、谁来总结都要明确下来。职责明确、流程清楚，大家就不是“听会”，而是“议会”，会议效率会大大提升。
准备会议资料：会议之前，一定要将与会议议题有关的背景资料准备好，并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样，会议才能有的放矢、保证效果。
准备情况确认：为保证会议效率，会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认，确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常，及时向领导汇报。
申明会议纪律：我在国企的时候，有一次生产副总主持会议，一个车间主任迟到，副总马上让他出去罚站十分钟。会议纪律非常重要，这是高效会议的最基本要求。
掌握会议节奏：会议为什么开不好？主要是主持人掌握不好会议节奏，让会议偏离了主题。要在明确会议时长，限定发言时间，提醒围绕主题，解决观点冲突等方面下文章。
形成会议决议：会议的“癌症”就是议而不决。这是会议主持人需要特别注意的。应根据讨论的结果，最后拍板形成会议决议。明确问题解决的责任、时间和方法。
整理会议纪要：会议一定要形成会议纪要，并最晚于会议结束后第二天，经领导审核无误后下发相关参会人员。会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据。
决议事项跟踪：为确保会议决定事项落到实处，领导应指定专人（比如秘书）进行跟踪、检查和验证。周期性的会议（如周例会），应通报跟踪结果。