Word & Excel合体大法：邮件合并&嵌入对象

Word & Excel合体大法：邮件合并&嵌入对象

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来源

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https://zhuanlan.zhihu.com/p/42033558

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https://baijiahao.baidu.com/s?id=1820748034632589293

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在日常工作中，我们经常需要将Excel中的数据与Word文档结合使用，比如批量打印通知书、制作带数据的报告等。Word提供了两种强大的功能来实现这一需求：邮件合并和嵌入Excel对象。这两种方法各有特点，适用于不同的场景。下面将详细介绍这两种方法的具体操作和应用场景。

邮件合并功能最适合用于需要批量生成的场景，比如工资条、邀请函、信件等。通过邮件合并，你可以快速将Excel中的数据填充到Word模板中，生成大量个性化文档。

操作步骤：

1. 准备数据源：在Excel中创建一个包含所有必要信息的数据表，比如员工工资表。

2. 创建Word模板：在Word中设计好文档模板，留出需要填充数据的位置。

3. 开始邮件合并：

• 打开Word文档，点击【邮件】选项卡
• 选择【开始邮件合并】→【目录】
• 点击【选择收件人】→【使用现有列表】，选择你的Excel数据源

4. 插入合并域：

• 将光标定位到需要填充数据的位置
• 点击【插入合并域】，选择相应的字段（如姓名、工资等）

5. 预览和格式调整：

• 点击【预览结果】查看效果
• 使用SHIFT+F9快捷键切换域代码显示，调整格式（如数字格式）

6. 完成合并：

• 点击【完成并合并】→【编辑单个文档】
• 选择需要生成的记录范围，点击确定

应用场景：

• 批量打印信函、通知
• 制作个性化邀请函
• 生成学生成绩单
• 打印各类证书、奖状

嵌入Excel对象的方法适合在单个Word文档中展示和编辑Excel数据，保持数据的实时更新。

操作步骤：

1. 插入Excel对象：

• 打开Word文档，点击【插入】选项卡
• 选择【对象】→【从文件创建】
• 浏览并选择你的Excel文件
• 勾选【链接到文件】，点击确定

2. 编辑和更新数据：

• 双击嵌入的Excel表格，可以直接在Word中编辑
• 任何对Excel表格的更改都会自动更新到Word文档中

特点：

• 数据保持动态链接，实时更新
• 可以直接在Word中编辑Excel数据
• 适用于需要频繁更新数据的场景

选择建议：

• 如果你需要批量生成大量个性化文档，比如工资条、邀请函，应选择邮件合并。
• 如果你需要在一个文档中展示并编辑Excel数据，同时要求数据保持实时更新，应选择嵌入对象。

掌握这两种方法，可以让你在处理办公文档时更加得心应手，大大提高工作效率。根据具体需求选择合适的方法，可以让你的工作变得更加轻松高效。