Excel数据规范教程：从表格布局到单元格格式的全面讲解

Excel数据规范教程：从表格布局到单元格格式的全面讲解

在Excel中，数据规范是确保数据处理准确性和效率的基础。本文通过一个汽车销售公司的客户来访记录表案例，详细讲解了表格布局规范和单元格格式规范的具体要求和操作方法，帮助读者掌握Excel数据规范的相关知识。

第4关 数据规范-上

通过前3关的体验学习，大家已经对Excel有了一定的了解。接下来，我们将进行更加系统深入的学习，重点讲解数据处理模块中最高频和最基础的功能——数据规范。在这一关，我们将学习如何从表格制作的第一步开始，严格确保输入数据的规范性。

很多用户在使用Excel时，往往会形成一些不良习惯，比如在数据中添加多余空格、错误的日期格式、数字后带单位、随意合并单元格等。这些看似微小的操作，可能会导致Excel报错或无法正常工作。例如，有些用户为了美观，在两个字的名字中间敲空格键，但由于空格键的个数不一致，Excel会将这些视为不同的人，从而给业务带来不必要的返工。

因此，掌握数据录入规范对于提高工作效率至关重要。Excel不仅仅是一个记事本，它是一个小型的数据处理系统，有其特定的运行规范。本节将为您详细讲解数据录入规范，为您日后高效工作打好基础。

1.初识数据规范

请先下载本节的配套练习表格。打开后，您会看到一家汽车销售公司的客户来访记录表。乍一看，这张表格似乎做得挺美观，但其中存在不少数据规范问题：

• 来访日期是多重表头
• 存在空行和无效信息
• 试用车型那一列包含多个信息
• 存在空值，缺少必要信息
• 存在太多的合并单元格
• 原价那一列单元格中加了“万”为单位，影响公式计算

这些问题都是很多普通Excel用户容易忽视的，但它们可能会影响后续的数据处理和分析。接下来，我们将结合这个案例，详细讲解如何规范数据录入。

Excel中有两种基本的表格类型：汇总表和明细表。汇总表用于数据呈现和汇报，而明细表则包含详细的数据记录。本节将重点讲解明细表的数据规范。

明细表的数据规范主要分为两类：表格布局规范和单元格格式规范。下面将分别进行讲解。

2.表格布局规范

表格布局规范有4个基本原则：

原则1：每行是一条记录

检查表格发现有几行是空白的，这显然违背了每行是一条记录的原则。需要删除这些空白行。删除技巧如下：

1. 选择数据区域
2. 按F5键打开“定位”对话框
3. 选择“定位条件”中的“空值”
4. 右键选择“删除”，勾选“整行”，确定

原则2：每列是一个属性

观察表格发现，在“试用车型”列中，每个单元格包含了两个属性（品牌和车型），这会影响后续统计。需要将这两个属性分开：

1. 在“试用车型”列右侧插入一列
2. 选中“试用车型”列的数据区域
3. 使用快捷键Ctrl+Shift+方向键↓选中所有数据
4. 点击菜单栏“数据”-“分列”
5. 选择分隔符号，点击下一步
6. 选择分隔符号为“-”，点击下一步
7. 完成分列操作

分列后，新列末尾可能有括号，可以使用“查找和替换”功能批量删除。

原则3：无空值

在“成交状态”列中发现有很多空值。可以使用以下方法批量填充：

1. 选中“成交状态”列的数据区域
2. 使用快捷键F5打开“定位”对话框
3. 选择“定位条件”中的“空值”
4. 输入“意向未成交”，按Ctrl+Enter完成批量填充

原则4：无合并单元格

合并单元格虽然看起来美观，但会影响后期的数据统计和汇总。需要取消合并：

1. 选中需要取消合并的单元格区域
2. 右键选择“取消合并单元格”
3. 对于取消合并后出现的空白，可以使用“定位空值”功能批量填充之前的值

经过以上调整，表格布局将更加规范。

3.单元格格式

在Excel中，单元格格式规范主要分为三类：日期格式、文本格式和数字格式。下面结合案例进行说明。

日期格式

发现“来访日期”列的日期格式不规范。Excel认可的日期格式有三种，其他格式如“2019.12.5”、“2019年12月5号”等都是错误的。可以使用“查找和替换”功能将错误格式替换为正确格式，然后设置单元格格式为“短日期”。

文本格式

在“客户姓名”列中发现有些名字中间加了空格，这会影响后续的查找和搜索。可以使用“查找和替换”功能删除空格。此外，还需要检查单元格含义表达是否重复，例如“来源”列中“熟人推荐”、“朋友推荐”、“别人推荐”等意思相近的表达，需要统一为一个词语。

具体操作步骤如下：

1. 统计“来源”列中不同表达的数量
2. 选中“来源”列，点击菜单栏“数据”-“删除重复值”
3. 将意思相近的表达统一为一个词语，例如将“*推荐”替换为“熟人推荐”

数值格式

在“原价”和“折扣”列中发现数值后面带有单位“万”，这会影响计算。需要去掉单位只保留数值，可以使用“查找和替换”功能。此外，还需要将“手机号码”列转换为文本格式，以避免参与计算。

具体操作步骤如下：

1. 使用“查找和替换”功能去掉“原价”和“折扣”列中的单位
2. 在“成交价”列中使用公式计算出实际成交价
3. 将“手机号码”列的格式设置为文本

经过以上调整，单元格格式将更加规范。

超级表

最后，可以将普通表格转换为超级表以提高数据处理效率：

1. 清除表格的背景色和边框
2. 点击“开始”-“套用表格格式”，选择一个喜欢的格式
3. 使用快捷键Ctrl+Shift+方向键→快速调整列宽

这样就完成了数据规范的练习，了解了表格布局规范和单元格格式规范。通过本节的学习，您将能够规范地录入数据，使表格更加整洁清爽。

下关预告

下一节将学习第5关-数据规范-下，涉及数据验证等内容，学会这些知识后，您将完整掌握数据规范的基础知识点。