SharePoint文档库和OneDrive版本历史记录限制详解

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SharePoint文档库和OneDrive版本历史记录限制详解

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来源

https://learn.microsoft.com/zh-cn/sharepoint/document-library-version-history-limits?source=recommendations

版本历史记录限制是SharePoint文档库和OneDrive的重要功能，它可以帮助管理员更好地管理内容恢复和审核要求。本文将详细介绍版本历史记录限制的设置方法、应用方式、限制类型以及版本存储行为，并提供相关的审核事件记录。

什么是版本历史记录限制

版本历史记录限制控制如何在SharePoint文档库或OneDrive帐户中存储版本。可以在组织、网站、库或OneDrive用户帐户级别设置限制，使管理员和网站所有者能够更好地管理内容恢复和审核要求。Microsoft 365中的全局管理员和SharePoint管理员可以在组织级别设置版本历史记录限制。这些设置普遍适用于所有新库，无论是现有或新的SharePoint网站，还是新OneDrive网站上的默认库。网站所有者可以通过为其拥有的站点配置版本设置来覆盖组织级版本设置。网站所有者可以通过配置其拥有的库和列表的版本设置来覆盖组织或网站设置。

下表总结了管理文档库的版本历史记录限制的各种方法：

领域	它的工作原理是什么？
设置默认组织版本历史记录限制	默认的组织版本历史记录限制针对跨现有和新的SPO网站创建的所有新文档库设置。
设置站点或库级别版本历史记录限制	如果需要，站点管理员可以中断单个网站或库的默认组织限制的继承。
报告站点上的版本存储	运行报告以分析现有版本的版本存储使用情况，在配置限制之前了解版本限制的工作原理，或者在计划剪裁作业之前分析剪裁现有版本的影响。
剪裁现有版本	站点管理员可以选择通过排队计时器作业来执行剪裁来剪裁现有版本。

如何应用版本历史记录限制

版本历史记录限制按以下方式应用：

默认组织限制：组织默认设置应用于未配置站点级别设置的网站上创建的所有新库。
网站限制：可以通过为站点配置版本历史记录限制来中断站点的继承。在站点上配置版本限制时，这些设置将应用于站点上创建的所有新库。
库限制：可以在库级别中断继承，以便为库中存储的文件定义版本限制。

在以下示例中，默认组织限制应用于在市场营销和销售网站上创建的新库，因为这些网站未应用网站级别限制。合法网站应用了网站级别限制，并中断了来自组织默认值的继承。在合法网站中创建的库遵循在合法网站级别应用的限制。

下图显示了对新文档库应用版本限制的工作流。创建新库时，将执行网站级别设置检查。如果未定义网站设置，则组织默认设置将应用于新库。

版本限制的类型

管理员可以使用两个版本历史记录设置为其组织中创建的所有新库配置版本限制：

自动设置

建议对优化版本存储进行自动设置。它结合了版本历史记录在优化存储时提供的数据恢复优势。对于管理员，此设置提供了最佳的存储选项，而无需估计满足最终用户多样化需求所需的版本计数或年龄限制。

手动设置

手动设置允许管理员设置主要版本数量的计数限制，或设置过期和计数限制。选择此选项后，管理员可以通过以下方式对其进行配置：

具有过期期限的主要版本限制：超过设置的主要版本数或超过设置的时间段后，将删除版本。例如，如果将库配置为存储500个主要版本（有效期为365天），则系统存储的版本不超过500个，并自动删除365天以前的任何版本。
没有过期期限的主要版本限制：版本在超过设置的主版本数后将其删除。例如，如果将库配置为存储500个主要版本，则每个文件或项的存储版本不超过500个。

注意：

UI不允许设置小于100个主要版本或少于30天的过期时间限制的值，但可以将系统设置为使用公共API存储更少的版本。为了提高可靠性，不建议使用任何小于100个版本或少于30天的过期时间限制的值，并且可能会导致用户活动导致意外的数据丢失。
如果在库上配置了时间版本历史记录限制，则会在创建时在某个版本上标记文件版本过期日期。文件版本上设置的到期日期从版本的SnapshotDate确定，该日期是版本成为历史版本的日期。如果版本在2023年1月1日之前创建快照，则可能会估计SnapshotDate。

版本存储行为

SharePoint中的版本存储由多个因素决定，包括对库、用户删除活动或保留策略配置的限制。下表枚举各种方案和预期的版本存储行为：

应用场景	版本修整行为
用户从文件的版本历史记录中删除版本。	当用户从文件的版本历史记录中删除版本时，已删除的版本将移动到网站的回收站，并且可以在一段时间内恢复。有关更多信息，请参阅还原回收站中从SharePoint或Teams中删除的项。
版本超过对文档库应用的设置。	当版本超出库设置的限制时，与条件匹配的版本将标记为永久删除。此版本删除工作流会绕过普通回收站，并且无法从回收站恢复已删除的版本。
计划用于剪裁库或网站上的现有版本的计时器作业。	使用计划作业删除的版本将永久删除。此版本删除工作流会绕过普通回收站，并且无法从回收站恢复已删除的版本。
受保留策略约束或电子数据展示保留的项目的版本存储。	对于受保留策略（或电子数据展示保留）约束的项目，将忽略文档库的版本控制限制。此豁免一直持续到达到文档的保留期（或电子数据展示保留）释放为止。有关详细信息，请参阅保留如何处理文档版本。
计划剪裁库或站点上现有版本的计时器作业遇到受保留策略约束或电子数据展示保留的版本。	当剪裁作业遇到保留策略或电子数据展示保留下的版本时，它将在版本上标记到期日期，而不是将其删除。达到到期日期后：1) 如果保留策略或电子数据展示保留对版本仍然有效，则会延长到期日期；或 2) 如果已为版本解除保留策略或电子数据展示保留，则删除版本。
剪裁只读站点上的现有版本（锁定的站点）。	保留或处于保留状态的站点上的过期版本的剪裁将暂停，直到站点解锁为止。
对应用了保留标签的项删除版本。	如果内容不受保留策略（或电子数据展示保留）的约束，则对具有保留标签的项目执行版本控制限制。与限制条件匹配的版本会自动删除以容纳新版本，但仍会阻止用户删除版本。
删除标记为记录的项的版本。	将阻止对标记为记录的文档进行版本删除。有关详细信息，请参阅在SharePoint或OneDrive中使用记录版本控制。