文秘如何做好出差日程安排

文秘如何做好出差日程安排

作为秘书，安排总经理出差是一项经常性且需要细致处理的工作。从出差前的准备工作到出差中的协调，再到出差后的整理工作，每一个环节都需要精心安排。本文将详细介绍如何做好出差日程安排，帮助文秘人员提升工作效率。

国内出差

出差前：

• 确定出差目的和日期
• 确认总经理出差陪同人
• 与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息）
• 确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）
• 完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）
• 根据总经理的习惯，准备出差用物品
• 拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）

出差中：

• 在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员
• 根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况
• 配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息
• 根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排

出差后：

• 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展
• 出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档
• 向总经理认为有必要的合作方致感谢函
• 各种差旅费用报销
• 跟进业务后续事宜

国外出差

国外出差与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点：

• 根据公司最新业务情况准备PRESETATION（中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿
• 机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型
• 注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带
• 根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物
• 准备当地的地图及国家风情资料
• 确认对方还是我方提供翻译服务
• 回国后向邀请方致谢

陪同出差

陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：

• 登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人
• 到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理
• 每日及时核对本日及第二天的日程安排
• 提前设置清晨叫醒，并安排早餐
• 根据当天的日程安排落实车辆
• 及时提醒并事先落实各项安排
• 携带总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）
• 注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）
• 着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止
• 出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理