流程改进方法和变革管理

流程改进方法和变革管理

在当今快速发展的商业环境中，组织必须不断变革和发展，以满足新的需求并实现增长。流程改进方法为组织提供了一种结构化的方式来审查复杂的流程并找到需要改进的领域，从而创造有意义的变革。本文将介绍六种常见的流程改进方法及其优势，并探讨变革管理在推动流程改进中的重要作用。

什么是流程改进方法？

流程改进涉及识别、分析和优化业务流程。组织使用流程改进来系统地评估工作流程和运营，以发现流程瓶颈、冗余任务或效率低下。从那里，他们可以进行变革以获得更好的结果。

您可以遵循既定的流程改进方法，而不是创建自己的方法，该方法提供了一个结构化、系统化且经过测试的框架和方法。您获得的结果可能会因您的独特组织而异。但为了给您一个想法，我们将向您介绍流程改进方法的一些常见优势。

为什么要使用流程改进技术？

流程改进方法通常内置可作的策略和技术来支持您的工作。它们旨在帮助您改进组织运营，但您可以期待的改进采用不同的形式。组织使用流程改进技术的主要原因包括：

• 实现更高的效率 – 成功使用后，流程改进方法可以简化工作流程并优化资源。这意味着受影响的个人可以取得更多成就，从而使组织能够更快地创造变革。
• 降低运营成本 – 通过减少低效率和提高员工工作效率，您的组织可以事半功倍，从而提高企业的经济效益。
• 提高员工敬业度 – 调查显示，近五分之一的员工因缺乏明确的角色以及与公司使命脱节而气馁。通过优化流程，组织可以消除这种脱节，降低挫败感，并提高员工士气。

因此，组织追求流程改进是完全合理的。问题是：你怎么去做？有几种方法可用于此。让我们来看看最常见的。

流程改进方法有哪些不同类型？

您可以通过各种方法改进流程，每种方法都旨在提供有意义的结果。选择适合您组织的目标和劳动力需求的 A 非常重要。让我们来探讨一下 6 种最常见的方法。

1.精益

精益方法是一种流程改进方法（包括许多技术），专注于在最大化价值的同时最大限度地减少浪费。许多组织将精益方法称为“精益制造”方法，但它最终超越了制造业。

该参考是对日本汽车制造商丰田的历史致敬，丰田以其著名的精益制造方法作为其丰田生产系统 （TPS） 的一部分而闻名。但无论您是希望加快装配线速度的制造公司，还是需要更改管理流程以满足新监管准则的金融贷方，这都无关紧要。

无论哪种方式，精益方法的共同目标是通过提高效率、降低成本和提高质量，以更少的资源创造更多的价值。

精益流程改进方法围绕五个简单的步骤构建：

1. 确定价值 – 首先确定每个流程提供的价值。这使您能够专注于使当前流程有价值的因素，并消除浪费。
2. 价值流映射 – 接下来，绘制整个流程或工作流，以便您可以可视化每个步骤。这提供了流程当前状态的清晰视图。
3. 创建流程 – 确定破坏工作流程的障碍，然后创建一个新的工作流程，以最大限度地减少这些障碍，以更少的摩擦实现预期的结果。
4. 建立拉动 – 精益是使用由实际需求驱动的“拉动系统”设计的。设置新工作流程后，使用该新流程完成您的可交付成果，而不会过度生产或浪费任何人的时间或资源。
5. 持续改进 – 精益方法不是一次性的方法。受影响的个人应该不断努力确定价值，执行流程映射，并建立更好的工作流程。

这种方法可以帮助您的组织以敏捷的方式创造变革，从而最大限度地减少浪费、降低成本并提供高价值。

2.六西格玛

六西格码是一种数据驱动的方法。其主要目标是通过识别和消除所有流程缺陷或低效率来改进业务流程。组织采用六西格玛方法，因为它专注于客户满意度和持续的流程改进，而不仅仅是一次性修复。

六西格玛方法有五个阶段：定义、测量、分析、改进和控制 （DCAIM）。以下是它们的工作原理：

1. 定义 – 首先，确定改进机会，定义您的项目目标，并制定项目计划。
2. 测量 – 接下来，确定关键绩效指标以了解过程绩效、收集数据并验证您的测量系统以确保数据准确性。
3. 分析 – 收集数据后，对其进行检查以确定问题的根本原因。
4. 改进 – 从那里开始，是时候开发和实施解决方案来解决问题的根本原因。通过试点计划测试变革并优化这些流程。
5. 控制 – 最后一步是确保您的变革是可持续的。创建控制计划、监控系统和责任链，以监督新的作程序。

值得关注通用电气 （GE） 的这种数据驱动方法的最佳实践经验教训。在 1990 年代中期，首席执行官杰克·韦尔奇 （Jack Welch） 在 GE 实施了著名的六西格玛以提高质量和运营效率。这一流程改进计划为整个公司节省了大量成本并进行了调整。它减少了产品缺陷并创造了更好的客户体验。通过倡导流程改进项目以减少不必要的步骤，使用六西格码的团队可以从减少的可变性和更可持续地扩大运营规模的能力中受益。

3.全面质量管理

全面质量管理 （TQM） 是一种全面的、组织范围的方法，用于提高流程质量。其目标是使用整体方法创建一种持续改进的组织文化，从而在整个企业（而不仅仅是一个团队或部门）中创造和维持变革。

TQM 的核心功能包括：

• 合作 – TQM 涉及培训、授权和培养一种让每位员工都为质量改进做出贡献的文化。这有助于所有受影响的员工承诺这些变革。
• 流程重点 – 使用 TQM 时，组织将每项活动都视为减少错误和消除浪费的机会。这可确保所有计划都有助于实现组织的总体目标。
• 整合 – TQM 致力于使所有部门、职能和团队能够保持一致以支持质量改进目标。

这就是福特汽车公司在 1990 年代与油漆供应商 ChemFil 成立合资企业后部署 TQM 的原因。这两个组织都使用 TQM 方法来改进从准备到应用的涂装流程，避免了以前的摩擦点，并决定性地提高了产品质量。

4.改善

Kaizen 是一种强调流程、产品和服务随着时间的推移持续、渐进地改进的方法。Kaizen 方法的核心功能包括：

• 持续改进 – Kaizen 是日语中“持续改进”的意思。Kaizen 专注于进行微小的、渐进的改进，这些改进会累积起来创造显著的流程改进。
• 标准化 – Kaizen 将最佳实践标准化为流程，以确保一致的服务质量和性能。
• 员工敬业度 – Kaizen 方法认识到一线员工最适合识别流程效率低下的情况。因此，这种结构化方法可确保所有受影响的人都参与流程改进。

丰田是 Kaizen 方法的一个著名例子。在 1990 年代中期，该公司在其生产设施中实施了 Kaizen，以简化运营并培养更高效的文化。例如，管理层直接与装配线团队合作，以确定丰田卡罗拉生产过程中的低效率问题。通过根据员工反馈重新组织工具和工作区，他们缩短了装配时间，最大限度地减少了工人的疲劳，并交付了更高质量的汽车。

5.计划、执行、检查、行动 （PDCA）

计划、执行、检查、行动 （PDCA） 是一种用于流程改进的四步迭代方法。这种方法的主要目的是在业务流程、产品开发和质量管理方面实现持续改进。

为了帮助您入门，让我们快速完成 PDCA 流程的每个步骤：

1. 计划 – 首先定义需要改进的问题或领域，并确定效率低下的根本原因。然后，制定详细的行动计划来解决这些根本原因。
2. 执行 – 接下来，实施您的行动计划。在整个实施过程中，请确保您正在收集数据以监控性能。
3. 检查 – 实施计划后，将结果与您的主要目标进行比较。从那里，您可以确定流程改进是否有效。
4. 行动 – 如果您的改进工作无效，请创建一个新计划并重复 PDCA 循环。如果它们是有效的，那么是时候在更大范围内实施成功的改进了。

NASA 的航天飞机计划提供了一个教科书式的例子，说明如何有效地执行 PDCA 方法。2003 年哥伦比亚灾难后，NASA 应用 PDCA 调查故障的根本原因并制定解决方案。然后，他们对替代方案进行了严格的测试。NASA 团队评估了重新设计的有效性，更新了检查协议，并为未来的任务调整了航天飞机的飞行剖面。这种系统的方法使科学家能够创建新的、改进的流程，从而降低类似灾难再次发生的风险。

6.流程映射

流程映射是特定流程中涉及的步骤、活动和工作流的可视化表示。目标是帮助团队可视化和识别流程效率低下、瓶颈和浪费来源。

这是 Amazon 选择优化供应链和大幅降低库存成本的方法。通过利用流程映射，Amazon 的团队能够可视化和增强供应链运营，从而缩短周期时间并消除过剩库存。

流程映射的核心功能包括：

• 可视化 – 流程映射的主要吸引力在于它创建了现有流程的可视化表示，并将它们重新映射到新的可视化中。
• 持续改进 – 业务流程图可以随着工作流程的改进而发展。这意味着组织可以不断发现改进机会。
• 识别效率低下的情况 – 这些可视化使您能够更好地发现和纠正潜在的效率低下。

您的组织可以使用一系列不同的可视化效果类型。一些最受欢迎的是流程图、泳道图、价值流图和 SIPOC（供应商、输入、流程、输出、客户）图。

变革管理如何促进您的流程改进？

流程改进方法是简化业务运营并在组织内引入积极变革的理想方式。但是，为了确保您的组织持续进行流程改进，您需要帮助人们采用和使用它们。您的员工避免或无法使用的流程有什么用？

这就是变革管理的用武之地。

通过使用变革管理方法（如Prosci ADKAR型®，无论您选择何种流程改进策略，您的组织都可以利用其他优势来培养持续改进的文化。

变革管理防止对变革的抵制

组织在实施流程改进时面临的最大障碍之一是对变革的抵制。许多流程深深植根于公司文化中，因此鼓励人们改变他们的工作方式具有挑战性。有效的变革管理侧重于防止阻力。通过确保就流程改进的好处进行清晰的沟通，及早解决员工的问题，并通过参与和培训培养承诺，组织可以在新流程中建立主人翁意识。这种积极主动的方法最大限度地减少了阻力，并提高了整体采用率和成功率。

变革管理确保流程改进是可持续的

使用变革管理来指导流程改进，有助于员工在持续支持、跟踪和反馈的帮助下采用新流程。它还使改进与业务目标保持一致，并将其嵌入到核心价值观和指标中。例如，科罗拉多州交通部使用结构化变革管理方法来提高安全性和流程效率，从而显著减少员工受伤并节省成本。

变革管理指导人们了解变革的心理影响

流程变革主要集中在运营上，但组织还必须考虑对负责这些运营的人员的影响。最近的一项调查发现，53% 的员工对变革感到不知所措，这凸显了迫切需要有效的变革管理策略，优先考虑变革中人性的一面。当组织在没有充分支持员工的情况下实施流程变革时，他们可能会面临阻力增加、生产力下降和潜在人员流动的风险。通过解决受变革影响的人的担忧，并通过清晰的沟通和培训促进早期参与，组织可以创造一种弹性文化。这种积极主动的方法最大限度地减少了阻力，使员工能够接受新的工作方式，最终实现更平稳的过渡和更好的整体结果。

变革管理将流程改进转化为个人和组织发展的机会。

是时候开始改进您的流程了

确定组织内部需要改进的领域并非易事，它需要专注、清晰和愿意检查每一个细节。流程改进方法提供了一种结构化的方法来发现效率低下的问题并突出运营中最紧迫的质量问题。然而，认识到需要变革什么只是成功的一半。真正的挑战在于将这些见解转化为有意义的行动。通过解决变革的所有影响，包括情感和心理方面，Prosci 变革管理方法可帮助员工感到受到支持、参与并准备好有效地采用新流程。