你也在拖延吗?找出原因并帮助你高效行动
你也在拖延吗?找出原因并帮助你高效行动
拖延症是现代人常见的问题,它不仅影响工作效率,还会对个人自信心造成打击。本文将从拖延的原因、深层根源到具体的解决方案,为你提供全面的分析和实用的建议。
拖延的常见原因
无法专注
几乎只要提到拖延就会直接与专注力放在一起讨论。专注力的高低是一种状态,是指你能够持续地进行活动,同时忽略外在环境对视觉、听觉及触觉等干扰的能力,所以当一个人在专注力很发散的情况下,就会很很难把一件事情从头到尾坚持执行下去,中途有任何风吹草动就可以直接让人抽离当下的可能比较重要的事情。
研究表明,专注力和自制力是有限的资源。基于这点,通常的解法会是番茄钟工作法,一种25分钟专注、5分钟休息的间歇式工作法。
不过,真的只要具备足够的专注力或者按照番茄钟的间歇式工作法就能够解决拖延吗?我的经验中觉得好像也很难下定论。专注力强调持续性地进行一件事情不受到外界五感的干扰,但也无法确认在那段持续不受干扰的情境下,我们真的能够让自己坚持持续地去执行一项目任务。
缺乏热情
「如果今天这项任务会拖延,很有可能就是你对这件事情并没有热情,因此没有行动的渴望」这是关于热情拖延的观。因此解法会围绕在自我探索的方法,这项探索会持续的时间因人而异,跟每人的成长阶段也有关联。这是一个必经的过程,需要大量的自我反思、实际参与执行、从别人的身上取得反馈!另外也能透过自我探索的工具来更认识自己,像是较熟知的盖洛普优势测验、MBTI等。透过这些认识,持续地再进行反思、执行、取得反馈,逐漸地探索下去。
我们都有类似的经,当进行自己喜欢、热情且擅的事情时,会很容易把事情完成,也有那種原本很喜歡且擅長但是後來變得不喜歡了。又或者你虽然超有热情很想要做,但卻没太多经验,要同时具备热情和天賦,需要时间、经验历练和时运!人是会变的,如果只仰赖找到天賦与热情才能解决拖延,那么很可能会变成停滯不前,经常感到失去动能。
此外,在日常生活中,我们不太可能完全只做自己热愛的事,即使是热愛的事情也夹杂着那些不那麼喜欢也不见得擅長的事。
并不是要否定上面这两种拖延的原因和解决方案,而是接下来会再多提出更多的视角来挖掘出拖延的根源和解法。
真正的拖延根源
拖延的根源
缺乏明确的截止日期(DDL)
我们一起来回顾过去在工作中有没有这个情境:
你接到了一个任务,预计在十个工作日內交付。你覺得还好,反正有两周的时间。接着临时发生了很多事情,你身上突然又多了好幾個任务,开始逐渐感到压力。更要不得的是,原先的任务突然被告知客户那边很赶,要你提前两三天完成,最后你还是压线交付了。
这段故事有太多变数,但它说明了许多年应有的共感经验:你的精神和专注力说不上有多好,你对于你的工作也说不上有多大热情,世界和组织变动要学的東西不少,这项任务不见得是你擅長的才落到你身上,而这段故事的结局里,你还是交付了成果。
每个人几乎都会发生拖延情况!最可怕的拖延情况不是单纯的今天没有做预估要做的事,而是截止期限无限制地往后推。因此,工作中的截止期限不仅是一个时间点,而是涵蓋了一个很明确的压力感与危机感,这样才能减少无限制往后拖延的问题。
执行能力不足
如果说缺乏明确日期是主要的驱动,执行能力则是次要的驱动。这么说可能过于直接,但这是事实!别因此而自我贬抑,毕竟人的時間和生命是有限的,你很难样样都精通。然而,我们不用求现在立刻精通,而是先意识到我们可能目前对眼前这件事的认知还不够清楚,会把这件事想得太大、太复杂,导致难以行动。
回到前面那段工作中的情境,最终是压线交付。但如果真的不幸延遲了,那往往是预估时间错误以及对这件事的把握程度不足所导致。
因此多磨练技能,透过同事或寻找相关学习或顾問资源,只要了解了方法并熟练后,即便没有天賦热情或无法专注,這件事拖延下去的可能性会降低许多,甚至很快就能完成。
没有认知到自己可容纳的范围
我们很常会高估自己,觉得自己有办法接下很多事,但一天可以用來处理这些事情的时间实际上是有限的。我们会选择性地忽略这个有限的时间,结果就是不懂得拒绝来保护自己的时间。这还会延伸一个非常常见的状况,就是我们会无意识地陷入「错觉进展」的陷阱!错觉进展是指我们宁可营造自己仍有进展的错觉,不愿放弃并承认失敗。
从自身手上的任务理性评估明显显示现阶段应优先处理某一任务,如果因此承接或去做其他任务,就会影响所有事情的顺序和时程,但你还是这么做了。你迴避掉那些其实比较棘手的问题,转移焦點到相對容易的事情上,让自己获得一种一切都在往前的错觉,导致更大程度的拖延。
因此要对自己诚实一点,诚实地看见已经意识到的问题点,才不会高估自己,任务排程表才不会放满一堆无法兑现的承诺。
如何克服拖延
针对前面提到的拖延根源,以下是具体的解决方案:
设立具压力感的DDL
- 只有截止日期是不够的
要赋予这些截止期限一定的压力感和危机感,如果沒有在這個期限完成的話,自己會損失什麼? - 搭配常見輕易使用的工具
如 Google 行事曆或任務管理軟體 Google Task, Trello 或進階一點 Asana 等,來追蹤和提醒自己。
擴充能力邊界
- 進行專家訪談
简单来说是去请教对这件事比较熟悉的人,通常是资深同事、主管,或者寻求外部同领域的专业人士,可能是同業、顧問等 - 提升对任务的熟悉度
最直接的识别方法是能否将目前的任务做拆解,如果发现难以拆解,就是一个很明确的讯号,是自己对于任务的实际执行理解不够。 - 实际的练习和实作
虽然是老生常谈,但很实际,即便我们花了很多时间把一项任务分析拆解到极致,没有实际验证的缺點是,那个拆解后的结果无法被验证。
理解自身可容纳的範圍
- 認知到自己的能力和时间是有限的事實
要避免过度承擔,该拒绝的时候就拒绝,保护自己的时间和能量。 - 记录追踪自己的一天都把时间花在哪裡
是最简单直接能够了解自己什么时候最能做事,什么时间不能,理解自己所能承受的范围在哪。 - 诚实地面对已经看见的问题
如果那个问题很重要,尽量是别刻意绕过它,让自己误入错觉进展的窘境中。
最后还想跟你说
拖延并不代表不努力或不好的人。理解拖延的根源并采取具体的行动,能帮助我们更有效地管理时间和提升效率!无论是设立具有压力感的截止日期、提升执行能力,还是诚实地面对自己的实际情况,这些策略都能帮助我们克服拖延。
我们可以重新看待拖延
拖延是现代生活中的常见现象,并不能说是个体能力或品格有什麼巨大缺陷。每个人都會有面臨分心、缺乏热情和高估自己的时候,重要的是在不否定自我為前提,找到能够解决眼前拖延问题的方法。
通过设定明确的目标和具有压力与危机感的截止日期、提升自己的执行经验和能力、以正确的心态和方式自律抵抗诱惑以及诚实地面对自己,帮助自己可以逐渐远离拖延的现象,让生活越来越符合自己喜欢的样子。