电子商业发票：概念、优势及填写指南
电子商业发票：概念、优势及填写指南
随着国际贸易的快速发展，电子商业发票（ECI）作为一种无纸化的贸易文件，正在被越来越多的企业采用。本文将详细介绍电子商业发票的概念、特点、优势以及如何填写电子商业发票，帮助从事国际贸易的进口商、出口商及相关从业人员更好地理解和使用这一现代化的贸易工具。
电子商业发票
电子商业发票(ECI) 是一种无纸化的贸易文件，涉及数字化的开票过程；换句话说，它是一种以电子方式创建、发送和接收的发票。
如果您是进口商、出口商或在贸易行业中扮演角色的人，那么您可能已经了解商业发票，但它们的电子版本呢？电子发票的使用越来越广泛，有时是必需的，因此熟悉它们是很重要的。
纸质发票与电子发票
要更好地理解电子商业发票，了解什么是商业发票以及电子版本与标准版本的区别是有帮助的。
什么是商业发票？
商业发票是所有非文件跨境运输所必需的主要文件。商业发票是允许货物通过海关进入进口国的主要文件。商业发票帮助海关根据其包含的关于所运输货物、发货人和收货人以及运输细节的重要信息来确定适用的关税、税费和费用。
纸质与电子的比较
尽管这两种形式包含相同的信息，但只有在以系统的电子格式策划、发送和接收时，商业发票才被视为电子发票，这种格式允许自动和电子处理。
电子格式
我们知道标准和电子表格满足相同的目的并且看起来相似。然而，纸质商业发票必须手动填写或至少打印出来，而电子商业发票则是在网上填写并提交给承运人的。以下是商业发票（电子或纸质）及其所需信息字段的示例。
虽然这两种类型的发票之间唯一的区别是它们的格式，但商业电子发票提供了纸质形式所没有的几个好处。
电子格式的好处
电子格式满足与纸质格式相同的所有目的，并用于相同的原因，但它还提供了几个好处，例如：
- 可持续性：电子形式是无纸化的，这更可持续，因为它节省了纸张、时间和与打印相关的成本
- 效率：无需打印和附加贸易文件，减少了清关延误，因为电子文件通常是预先清关的，并且不会丢失
- 使用的简便性：更容易跟踪运输数据（电子文档被保存）
- 最小化丢失、缺失或损坏贸易记录的风险
- 降低欺诈风险：发送电子发票的软件是安全的，因此发生欺诈和数据盗窃的可能性较小
- 便利性：纸质商业发票必须手动填写，而电子发票大多是为您生成的
由于电子商业发票提供的好处，一些国家和承运人更倾向于使用电子贸易文件。国际承运人并不在所有国家支持电子商业发票，但它们在大多数国家是支持的。
填写商业发票
大多数主要承运人允许您从其自动化/运输平台或软件中创建电子商业发票。填写电子商业发票所需的信息基本上与纸质商业发票的要求相同：
- 装运日期
- 追踪号码
- 卖方的公司名称和标志
- 买方信息
- 商品或服务描述
- 应付金额
- 付款方式和条款
注意：某些货物可能需要额外的信息。
填写电子商业发票的步骤
首先，您需要在您首选的运输平台上激活电子商业发票生成。步骤可能因承运人和平台而异，但过程大致如下：
- 在您的运输承运人软件或运输平台中，找到您账户中的运输设置（或等效项）
- 激活/注册/启用/允许无纸化贸易文档（或等效项）
- 选择您是希望在平台上创建发票还是上传自己的发票
- 阅读并接受条款和条件以继续
- 设置偏好
- 填写所需字段
- 发货人详细信息（姓名、公司、地址等）
- 装运详细信息（运单号码、日期、发票号码等）
- 收货人详细信息（如果收件地址和买方地址不同）
- 买方详细信息（买方信息）
- 商品/产品详细信息（描述、销售单位HS 代码、原产国等）
- 最终成本/价值详细信息（折扣、货币、运费、保险、重量等）
- 电子发票系统将生成发票参考号码 (IRN) 和快速响应代码 (QR 代码)
- 上传电子签名到发票和 QR 代码
- 根据需要上传其他运输文件，例如原产地证书或声明书
- 电子商业发票将传输到目的国的海关当局，以便促进货物的清关
常见问题解答
促销/折扣会影响我填写商业发票的方式吗？
在商业发票上折扣商品可能会很困难。您可能会遇到一些问题，包括海关不接受折扣或由于您的订单总额与商业发票总额不同而要求进行对账。此外，您填写商业发票的方式会影响海关如何计算最终的 landed cost。例如，如果您预先 collect 了 landed cost，但您的商业发票没有填写准确的信息，海关可能会收取与您最初向客户收取的费用不同的金额，这可能导致您承担额外的费用。因此，您必须了解如何在商业发票上准确应用折扣、促销代码、免运费等以避免这些潜在问题。