Excel表格太大怎么办？八大实用技巧帮你轻松减小文件大小

Excel表格太大怎么办？八大实用技巧帮你轻松减小文件大小

在处理Excel表格时，你是否遇到过文件体积过大导致加载缓慢、存储空间不足的问题？本文将为你详细介绍多种实用技巧，帮助你轻松减小Excel表格文件的大小。

一、EXCEL表比较大怎么变小？
删除多余的空白行和列、清除格式化和条件格式、压缩图片、使用适当的数据格式、拆分表格成多个文件、使用公式代替数据、移除隐藏数据和对象、压缩整个文件。这些方法都可以帮助你有效减少Excel表格的文件大小。删除多余的空白行和列是其中最直接和常用的方法，因为这些空白行和列虽然看似无用，但实际上会占据大量的存储空间。通过清理这些空白行和列，你可以显著减少文件大小。
接下来，我们将详细介绍这些方法，以帮助你优化Excel表格的大小。

一、删除多余的空白行和列

在使用Excel时，我们经常会在表格中留下大量的空白行和列。这些空白单元格虽然没有数据，但它们会占用存储空间。删除这些多余的空白行和列，可以显著减少文件大小。

1、如何查找并删除空白行和列

首先，选择包含数据的区域。然后，使用快捷键Ctrl + Shift + 方向键，将选择范围扩大到最后一个包含数据的单元格。接着，右键点击选择的区域，选择“删除”选项，并选择“整行”或“整列”进行删除。这样可以确保你删除的是多余的空白行和列。

2、使用宏自动清理空白行和列

如果你的表格非常大，手动清理空白行和列可能会非常耗时。你可以使用VBA宏来自动清理空白行和列。以下是一个简单的VBA宏代码示例：

  
Sub RemoveEmptyRowsAndColumns()
  
    Dim ws As Worksheet  
    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets  
        On Error Resume Next  
        ws.UsedRange.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Delete  
        ws.UsedRange.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireColumn.Delete  
        On Error GoTo 0  
    Next ws  
End Sub  

将此代码粘贴到VBA编辑器中，并运行它，即可自动删除所有工作表中的空白行和列。

二、清除格式化和条件格式

过多的格式化和条件格式也会增加Excel文件的大小。清除不必要的格式化和条件格式，可以显著减少文件大小。

1、清除单元格格式

选择需要清除格式的区域，右键点击并选择“清除内容”选项。然后，在弹出的菜单中选择“清除格式”即可。这样可以删除所有的单元格格式，但保留数据。

2、清除条件格式

条件格式可以通过“条件格式”选项卡进行管理。选择包含条件格式的区域，点击“条件格式”选项卡，然后选择“清除规则”选项。在弹出的菜单中，选择“清除选定单元格的规则”或“清除整个工作表的规则”，即可清除条件格式。

三、压缩图片

Excel文件中的图片也会占用大量的存储空间。压缩图片可以显著减少文件大小。

1、如何压缩图片

选择需要压缩的图片，右键点击并选择“格式图片”选项。在弹出的对话框中，选择“图片”选项卡，然后点击“压缩”按钮。在弹出的对话框中，选择适当的压缩选项，并点击“确定”即可。

2、使用外部工具压缩图片

如果你有大量的图片需要压缩，可以使用外部工具（如TinyPNG、JPEG-Optimizer等）进行批量压缩。将压缩后的图片重新插入到Excel文件中，可以显著减少文件大小。

四、使用适当的数据格式

选择合适的数据格式，可以减少文件大小。比如，将日期格式转换为文本格式，将数值格式转换为整数格式等。

1、转换日期格式

选择包含日期的单元格，右键点击并选择“设置单元格格式”选项。在弹出的对话框中，选择“文本”选项卡，然后点击“确定”即可。

2、转换数值格式

选择包含数值的单元格，右键点击并选择“设置单元格格式”选项。在弹出的对话框中，选择“整数”选项卡，然后点击“确定”即可。

五、拆分表格成多个文件

如果你的表格非常大，将表格拆分成多个文件可以显著减少文件大小。

1、如何拆分表格

首先，确定需要拆分的区域。然后，将这些区域复制到新的工作表中，并保存为新的文件。这样可以将一个大的Excel文件拆分成多个小文件，从而减少文件大小。

2、使用VBA宏自动拆分表格

如果你有大量的表格需要拆分，可以使用VBA宏来自动拆分表格。以下是一个简单的VBA宏代码示例：

  
Sub SplitWorkbook()
  
    Dim ws As Worksheet  
    Dim newBook As Workbook  
    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets  
        Set newBook = Workbooks.Add  
        ws.Copy Before:=newBook.Sheets(1)  
        newBook.SaveAs ThisWorkbook.Path & "" & ws.Name & ".xlsx"  
        newBook.Close False  
    Next ws  
End Sub  

将此代码粘贴到VBA编辑器中，并运行它，即可自动将每个工作表拆分成单独的文件。

六、使用公式代替数据

在Excel中，使用公式代替数据可以减少文件大小。比如，使用VLOOKUP、INDEX、MATCH等函数，可以避免重复存储数据。

1、使用VLOOKUP函数

VLOOKUP函数可以根据指定的条件，从另一个表格中查找并返回数据。例如：

  
=VLOOKUP(A1, Sheet2!A:B, 2, FALSE)
  

2、使用INDEX和MATCH函数

INDEX和MATCH函数可以替代VLOOKUP函数，实现更灵活的数据查找。例如：

  
=INDEX(Sheet2!B:B, MATCH(A1, Sheet2!A:A, 0))
  

七、移除隐藏数据和对象

Excel文件中可能包含隐藏的数据和对象，这些也会占用存储空间。移除这些隐藏的数据和对象，可以显著减少文件大小。

1、查找并删除隐藏数据

选择包含数据的区域，右键点击并选择“查找和选择”选项。在弹出的菜单中，选择“定位条件”选项。在弹出的对话框中，选择“隐藏单元格”选项，然后点击“确定”即可。

2、查找并删除隐藏对象

选择包含对象的区域，右键点击并选择“查找和选择”选项。在弹出的菜单中，选择“对象”选项。在弹出的对话框中，选择“隐藏对象”选项，然后点击“确定”即可。

八、压缩整个文件

最后，可以通过压缩整个文件来减少文件大小。将文件保存为压缩格式（如ZIP），可以显著减少文件大小。

1、保存为压缩格式

将Excel文件保存为压缩格式，可以使用Windows自带的压缩工具。右键点击Excel文件，选择“发送到”选项，在弹出的菜单中选择“压缩文件夹”选项，即可将文件保存为压缩格式。

2、使用第三方工具压缩文件

如果你需要更高效的压缩效果，可以使用第三方工具（如WinRAR、7-Zip等）进行压缩。这些工具通常具有更高的压缩效率，可以显著减少文件大小。
通过以上方法，你可以有效地减少Excel表格的文件大小，提高工作效率。希望这些技巧对你有所帮助。

本文原文来自PingCode