5大高效会议管理技巧，让会议前中后不再手忙脚乱

5大高效会议管理技巧，让会议前中后不再手忙脚乱

据统计，高达72%的会议时间是没效率的¹。会议管理对主持和参加会议的人来说都是必修课！因此以下分享会议管理前、中、后阶段的5个执行技巧，一起掌握召开高效会议的诀窍吧！

会议前：确认会议目的与议程

一场会议我们可以分解成“会前规划”、“会中进行”与“会后执行”3个阶段，每个阶段我们都能通过一些会议管理技巧来让开会过程更有效率！下面首先分享召开高效会议的基础，会前规划阶段的2大技巧。

技巧1：会议目的聚焦具体产出

要提高开会效率，我们应先具备“以终为始”的会议管理思考模式。所以在确定要开会后，“订定会议目的”就会是规划一场会议的第一步。其中，会议目的必须是具体的产出而不是流程。举例来说，今天如果要讨论即将上市的新产品该如何促销，会议目的应该是“讨论出两个新品上市促销方案”，而不是“讨论新品上市促销方案”。后者的描述不够具体所以容易让人讨论得没完没了，或落入虽然有讨论但最终还是没结论的窘境。

技巧2：拟定议程检查4要素

会议目的确认后，接着我们就可将议程写进会议通知里，而一个完整的议程规划应包含以下4要素。

• 与会人：有决策能力或需要培训与建立共识的人
• 会议资料：有助达成会议目的的资料
• 会议时间：每个议题或方案讨论的时间
• 会议地点：符合会议类型（如：一般会议、员工旅游讨论）的空间

会议中：高效讨论、精准收尾

会议要开得高效率，时间拖得很长和没达成会议目的绝对是大忌。因此以下分享会中进行阶段的2个会议管理技巧，一起让会议讨论更高效，收尾更精准利落吧！

技巧3：先讲结论再讲推论

先讲结论再讲推论就是写作上常用的开门见山法，而应用在会议讨论时，它能带来以下2个优点。

• 结论如果符合听话者的预期，后续讨论可以更快速
• 听话者先知道结论，彼此后续的讨论会更容易聚焦

虽然开会发言时先讲结论有以上好处，但信息表达方式其实也跟文化相关。举例来说，日本人的说话习惯一般较偏向先讲推论再讲结论。所以在决定开会的发言风格时，建议也要将与会者的文化背景纳入考量喔。

技巧4：用5R做回顾与前瞻

要让会议讨论漂亮地结束，我们可以利用5R来做结尾。5R可拆分成“回顾的2R”与“前瞻的3R”，每个R所代表的意义如下。

• Result：重复会议的结论或成果
• Review：回顾整场会议的内容
• Role：决定谁是当责者
• Responsibility：指派任务（建议加上具体明确可衡量的完成指标）
• Resource：确认当责者完成工作所需的资源

会议后：做好会议记录

虽然不一定每场会议都要写会议记录，但因为人的记忆力有限，所以为避免会后大家对当初讨论的结果有落差，导致后续必须再花时间沟通，建议还是能用简单的会议记录防范一些重复或无效会议。

技巧5：24小时内发出会议纪录

会议记录发送的时间依据产业和公司文化会有差异，但一般而言24小时内寄发是普遍被接受的时间。而记录内容基本上应包含“决议事项”、“追踪事项”、“完成日期”跟“当责者”，所以当责者在收到会议记录后也应该是尽快确认内容是否正确，确保会议决策能顺利执行，避免因为记录错误而需要再举办会议或花时间做相关补救措施。