Excel两表数据对比技巧：四种方法快速找出相同或差异数据

Excel两表数据对比技巧：四种方法快速找出相同或差异数据

在Excel中，经常需要对比两张工作表的数据。无论是找出相同的数据，还是比较数据的大小，都有多种方法可以实现。本文将介绍四种常用的方法，包括高级筛选、条件格式和VLOOKUP函数等。

找出两表的相同数据并填充颜色

方法1：高级筛选

高级筛选可以找出表1和表2数据相同的单元格，并填充上绿色。具体步骤如下：

1. 选中表1的A1:D11区域
2. 点击“数据”菜单
3. 选择“排序和筛选”工具组中的“高级”
4. 在弹出的对话框中，“列表区域”填写表1已选中的数据区域，“条件区域”填写表2的数据区域A1:E11
5. 点击确定

这样，表1中与表2相同的数据就会被筛选出来并显示。你可以给这些数据填充绿色，然后再次点击“数据”菜单下的“排序和筛选”工具组中的“清除”来恢复原始数据。

细节讲解：

• 高级筛选不能跨工作簿使用，所以要比较的两表需要先复制到同一个工作簿。
• A列和第1行的表头名称顺序可以不一样，系统也能识别。

方法2：条件格式

条件格式也可以找出表1和表2数据相同的单元格，并填充上绿色。具体步骤如下：

1. 选中表1的A1:D11区域
2. 点击“开始”菜单
3. 选择“条件格式”→“新建规则”
4. 输入公式=A1=表2!A1（注意：不能有绝对引用）
5. 点击“格式”，选择填充绿色
6. 点击确定

这样，表1中与表2相同的数据就会被填充为绿色。

细节讲解：

• 条件格式不能跨工作簿使用
• A列和第1行的表头名称顺序必须一模一样，否则会出错

两表数据比大小，选出大的数据，并填充绿色

方法1：条件格式

条件格式可以用来比较D列的销售数量，找出表1大于表2的数据，并整行填充绿色。具体步骤如下：

1. 选中表1的A1:D11区域
2. 点击“开始”菜单
3. 选择“条件格式”→“新建规则”
4. 输入公式=$D2>表2!$D2（列方向要绝对引用）
5. 点击“格式”，选择填充绿色
6. 点击确定

这样，表1中D列数据大于表2对应数据的行就会被填充为绿色。

细节讲解：

• 条件格式不能跨工作簿使用
• A列和第1行的表头名称顺序必须一模一样，否则会出错

方法2：用VLOOKUP函数比较大小

VLOOKUP函数可以跨工作簿引用数据，非常适合用来比较两表数据的大小。具体步骤如下：

1. 在表1的E列插入“辅助列”
2. 在E2单元格输入公式=VLOOKUP(A2,表2!$A$2:$D$11,4,0)

公式解析：

• VLOOKUP的第1参数是查找值（产品）
• 第2参数是查找区域（首列A列必须是查找值产品，还要包含结果列D列销售数据），要加绝对引用
• 第3参数写数字4，因为结果列销售数据是在表2的查找区域的第4列
• 第4参数为0表示精确查找

条件格式使用注意事项

在使用条件格式时，错误率高达90%，以下是一些常见的错误和正确的使用方法：

单列条件格式设置

目标：将C列库存数量比I列库存数量大的数据用绿色标记出来

错误案例：
选中C2:D11区域，在条件格式的公式栏里输入=$C$2:$C$11>$I$2:$I$11，结果是错误的。

正确案例：
选中C2:D11区域，在条件格式的公式栏里输入=C2>I2。

解释：
这里涉及到“反白显示单元格”的问题。当你从C2选到C11时，C2是“反白单元格”，在条件格式的公式里只要输入反白单元格一个数据的公式就可以了，=C2>I2，然后Excel系统会自动按C2>I2,C3>I3,C4>I4……以“反白单元格”开始往下依次推算，条件成立就填充绿色。

多列条件格式设置

目标：将C列库存数量比I列库存数量大的数据找出来，然后把整行填充绿色

错误案例：
选中A2:E11区域，在条件格式的公式栏里输入=$A$2:$E$11>$G$2:$I$11，结果没有填充。

正确案例：
选中A2:E11区域，在条件格式的公式栏里输入=$C2>$I2。

解释：
=$C2>$I2要加绝对值表示永远都是C列和I列在计算，因为条件格式的公式是从“反白单元格”开始的，这里A2是“反白单元格”，在A2、B2一直到E2都是执行$C2>$I2这个命令，成立就都会填充绿色，因为列方向有绝对引用，所以列方向的公式不会偏移。C3一直到E3都是执行$C3>$I3这个命令，因为只是列方向绝对引用，行方向没有绝对引用，所以行方向的数字是会变的，如果条件成立就都会填充绿色。依次类推。