采购在供应链管理中有什么作用？8个步骤拆解供应链采购流程！
采购在供应链管理中有什么作用？8个步骤拆解供应链采购流程！
在当今全球化和竞争激烈的商业环境中，供应链管理的重要性日益凸显。采购作为供应链中的关键环节，不仅关系到企业成本控制和利润空间，更是企业战略实施和市场竞争力的重要体现。本文将深入探讨供应链采购流程的各个方面，从需求识别到供应商评估，再到最终的采购决策和后续管理，揭示如何通过精细化的采购管理提升企业的整体运营效率。
一、采购在供应链中的作用
采购，作为企业获取原材料、零部件、产品、服务等资源的关键环节，不仅是一系列商业流程的集合，更是一门深远的策略艺术。在产品成本结构中，设计阶段决策往往占据了高达80%的成本，这强调了供应商在设计阶段参与的重要性。通过设计协作，供应商与企业能够共同塑造产品的未来，确保设计建议在所有参与方之间有效流通。
当产品设计方案确定后，采购便转变为根据订单需求，由供应商完成发货的过程。采购的使命在于实现以最低的成本，准时下单并交付产品。采购计划与分析的精髓在于评估不同供应商及其零部件的成本，挖掘降低整体成本的潜力。
有效的采购流程能够在多个层面提升企业的利润空间和供应链的效益。在制定采购决策时，识别并明确提升利润的关键驱动力至关重要。良好的采购决策能够带来诸多益处：
- 随着订单量的增加，企业可以享受规模经济的优势。
- 高效的采购流程能显著降低整体采购成本，尤其对于大量低价值产品的采购至关重要。
- 设计协作有助于创造更易于生产和分销的产品，进而减少总成本，对于成本和价值占比较大的供应商产品尤为关键。
- 优化的采购流程能够改善与供应商的协调，提升预测和计划的准确性，降低库存，增强供需匹配。
- 合理的供应商合同可以分担风险，增进双方的利润。
- 通过竞争性拍卖，企业能够降低购买成本。
二、供应链采购流程
采购流程是企业获取所需的产品、原材料和服务的一系列有序步骤。它是一个综合性的业务流程，涵盖了从识别需求、明确需求细节、评估和筛选供应商、决策选择供应商、商议交易条件，到确保供应商绩效的后续管理等各个环节。下图为我们提供了采购流程的详尽概览。
在深入讨论采购流程之前，有两个关键点值得我们注意：
- 企业在这些流程中投入的努力程度将直接影响其效果。例如，同样数额的300亿美元，用于紧急救灾物资的采购与用于政府常规物资储备的采购，其流程和紧迫性是截然不同的。
- 企业必须在采购流程的每个环节超越竞争对手，方能获得竞争优势。许多企业通过信息系统自动化常规采购的订货安排，这些系统通常被称为电子化采购工具；还有一些企业则利用跨职能团队来提升供应商评估和选择的效率和效果。
1. 需求识别
采购流程的起点是对需求的识别。当企业的生产活动需要原材料、零部件、组件或是成品，甚至需要服务如咨询或维修时，采购便发挥其作用。采购不仅涉及物质产品的获取，也是企业内部信息流通的重要环节。
描述需求是采购过程中的关键一步。企业必须以最清晰、最精确的方式向潜在供应商传达使用者的需求。
（1）标准化产品
对于标准化产品，采用市场等级或产业标准的描述方法通常最为高效。
（2）特殊需求表述方法
而对于具有特殊需求的产品或服务，则可能需要更详尽的规格描述、性能特征描述或模型实例描述。
- 规格描述关注产品的物理特性和生产过程，例如美国国家航空航天局对航天飞机隔热板的详细要求。
- 性能特征描述则侧重于客户的需求和期望，而不限定产品的构造或制造过程，如戴尔计算机公司提供的服务水平协议。
- 模型或实例描述则提供了一种直观的方式来传达复杂产品或服务的关键特性，这在软件或信息系统的采购中尤为常见。
有效的采购策略需要企业在采购流程的每个环节都精益求精，通过细致的需求管理和精确的供应商沟通，实现成本效益和供应链效率的最大化。
2. 供应商评估
确定和评估供应商是企业采购流程中的关键环节。一旦企业决定采用外购方式，紧接着的任务便是筛选并评估潜在的供应商。这一过程通常从搜集潜在供应商名单开始，这些信息可能来源于市场调研、企业数据库、行业报告等多个渠道。
虽然获取供应商的全面信息存在难度，但已有的信息足以让企业进行初步的评估，以挑选出合适的供应商。评估维度包括但不限于以下几个方面：
（1）生产与设计能力
了解供应商在生产与服务方面的优势和局限至关重要。特别是当供应商需要参与产品设计时，其设计能力直接影响新产品开发周期的长短。
（2）管理能力
评估供应商的管理水平是复杂但不可或缺的步骤。企业可以通过管理层在流程优化、质量控制、员工关系和合作态度等方面的承诺和表现来进行评估。
（3）财务状况与成本结构
对供应商的财务健康度进行评估，避免因供应商财务问题而影响供应链的稳定性。同时，了解供应商的成本结构有助于判断其运营效率。
（4）计划与控制系统
了解供应商的生产计划、调度和控制系统，这些系统的有效性直接影响供应链的绩效。
（5）环境法规遵守情况
评估供应商是否遵守环境法规，包括危险废弃物处理等，这不仅关乎合规性，也是企业社会责任的体现。
（6）长期合作潜力
对于拥有关键技术或能够帮助企业开拓新市场的供应商，企业可能会考虑建立长期合作关系。
在评估过程中，企业需要识别一些关键问题，比如供应商的管理经验、人员稳定性、质量管理承诺、财务透明度、研发投入比例等。此外，供应商的计划与控制系统与企业自身的系统是否兼容，信息交流是否顺畅，也是评估的重要内容。
3. 供应商确定
完成对供应商的全面评估后，企业便进入了挑选最终供应商的阶段。在某些情况下，企业会维护一份优选供应商名单，这些供应商基于过往的合作表现，享有优先获得新订单的权利。这些供应商已通过先前的合同展示了他们的生产实力，因此在选择过程中自然成为首选。
采购团队会根据这些优选供应商的生产能力，快速确定最终的合作伙伴。然而，如果没有优选供应商，企业通常会通过竞争性招标或直接谈判的方式来选择供应商。
（1）竞争性招标
这是一种向多个有意向的供应商发出邀请，让他们根据既定条款和条件提交报价的过程。采购经理首先向合格的供应商发出报价邀请书，然后基于报价进行评估。
竞争性招标在以下情况下尤为有效：当企业能够清晰定义所需产品或服务、采购量大且需要合理的成本效益分析、以及没有优选供应商时。政府机构也倾向于使用这种招标方式，尤其是在评价标准主要基于价格时。
（2）谈判
这是一种更为个性化、可能成本较高的选择方法，适用于以下情况：当采购的产品是新技术复杂产品、需要就产品性能的细节达成共识、企业希望供应商参与产品开发、或供应商需要额外信息来评估风险和成本时。谈判允许双方就合同的具体条款进行深入讨论，以满足各自的需求和期望。
下图是使用FineReport制作的供应商管理看板，通过该看板可以对供应商状态、风险等进行评估，并查看供应商综合排名。
4. 采购订货准备
在签订订货合同后，企业便进入采购订货的准备阶段。此时，企业将定期向供应商发出通知，明确所需产品或服务的交付要求。这一过程常通过订货单来实现——订货单是一份正式文件，它详细列明了交易的关键条款，包括价格、交货期限和质量标准等。随着信息技术的发展，订货单越来越多地采用电子数据交换（EDI）的形式，这种技术使得供应链成员能够在信息系统间快速、高效地交换数据，极大缩短了传统纸质文件传递的时间，提高了响应速度，降低了库存水平，并促进了供应链成员间的协调。
5. 后续工作与推进
接下来是订货的后续跟踪与进度推进。采购或物料管理人员需监督所有开放式订货单的状态，必要时，可能需要催促供应商加快生产或交付，以避免潜在的运输延误。企业通过精选最优供应商和建立内部可靠的预测及订购系统，以确保订货流程的顺畅和效率。
6. 收据开具与验货
当产品抵达企业时，随之而来的是收据开具与验货工作。企业在接收货物的同时，要对货物数量和运输途中的状况进行检查，确保货物的准确性和完整性。这些信息将被录入库存数据库，成为企业库存的一部分。任何交货延迟也会被记录下来，以此作为评估供应商绩效的依据。
7. 出具发票并付款
在产品或服务交付后，企业将向供应商出具发票，并通过财务部门完成付款。目前，这些流程越来越多地通过电子方式进行，如电子转账，它能够自动将款项从企业的账户划拨到供应商的账户。许多企业已经开始采用综合电子系统，对订单、收据和支付活动进行统一的电子化管理。
8. 维护记录
最后，记录维护是采购流程中不可或缺的一环。一旦供应商完成产品或服务的交付，并且企业完成付款，所有与采购相关的重要事件和数据都将被记录并储存到供应商绩效数据库中。这些数据为企业提供了供应商长期绩效的宝贵信息，帮助采购部门分析供应商的表现趋势，并在未来的谈判和问题处理中发挥重要作用。
三、总结
随着采购流程的每一个环节被精心设计和优化，企业能够确保以最低的成本获取所需的资源，同时提高响应速度和服务质量。帆软软件有限公司提供的供应链管理解决方案和大数据分析平台，进一步强化了这一流程的智能化和自动化，帮助企业在数字化转型的道路上迈出坚实步伐。
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